Zgromadzenie wspólników – teraz także zdalnie


Z dniem 3 września 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, wprowadzająca możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Lipcowa nowelizacja Kodeksu spółek handlowych wprowadziła nowy art. 2341 k.s.h., dający wspólnikom spółki z o.o. możliwość uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Przepis zawiera wyliczenie (mające charakter katalogu otwartego) następujących środków:

  1. transmisja obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
  2. dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; oraz
  3. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed zgromadzeniem wspólników lub w toku zgromadzenia wspólników.

Warunkiem skorzystania z tej formy odbywania zgromadzenia jest zawarcie stosownego upoważnienia w treści umowy spółki.

Jednocześnie zastrzeżono, że jeśli umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Alternatywne sposoby komunikacji elektronicznej

Jak wynika z wprowadzonej regulacji, ustawodawca daje spółce możliwość wyboru pomiędzy alternatywnymi sposobami komunikacji przy pomocy środków elektronicznych, do których zaliczyć można w szczególności telezgromadzenie (transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym) oraz wideokonferencję (dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników).

W kwestii telezgromadzenia istotne są dwa aspekty. Po pierwsze miejsce inne niż miejsce stanowiące miejsce zgromadzenia (siedzibę), w którym zebrała się część wspólników, musi zostać uprzednio wskazane przez spółkę. Po drugie co najmniej jedna z lokalizacji, w których odbywa się zgromadzenie, powinna znajdować się w siedzibie spółki lub innym miejscu na terenie Rzeczypospolitej, na które wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę. Emisja dźwięku oraz obrazu w przypadku telezgromadzenia może zatem odbywać się do różnych miejsc, w których przebywają pozostali wspólnicy, o ile miejsca te zostały wcześniej wyznaczone przez spółkę.

Natomiast wideokonferencja dodatkowo umożliwi wspólnikom przebywającym w miejscu innym niż miejsce obrad wypowiadanie się w toku obrad zgromadzenia wspólników. Podjęcie obrad w tym trybie nadal jednak wymaga wskazania przez spółkę miejsca, w którym faktycznie będą przebywać prowadzący zgromadzenie wspólników, protokolant oraz organy spółki.

Wątpliwości budzi jednak przypisanie wideokonferencji dwustronnego charakteru. Czy przeprowadzenie wideokonferencji jest możliwe, jeśli przynajmniej dwóch wspólników znajduje się w różnych miejscach poza miejscem zgromadzenia? Gdyby przyjąć, że nie, tj. że wszyscy wspólnicy nieobecni w miejscu obrad muszą przebywać w tym samym miejscu, to praktyczne możliwości zastosowania art. 2341 k.s.h. byłyby znacznie ograniczone.

Protokołowanie zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Odbycie zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej podlega zaprotokołowaniu na zasadach ogólnych. Do protokołu zatem dołącza się listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz listę wspólników głosujących w trybie art. 2341 k.s.h. Podpisy wspólników uczestniczących w zgromadzeniu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie są wymagane.

Odrębną kwestią wydaje się możliwość pogodzenia odbywania zgromadzenia w trybie elektronicznym z wymogami dotyczącymi głosowania tajnego, uregulowanego w art. 247 k.s.h. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej stwierdzono bowiem, że w stosunku do zgromadzenia w trybie elektronicznym art. 247 § 2 k.s.h. nie znajduje zastosowania, co jednak nie wynika z treści samej ustawy. Brak wyraźnego wyłączenia zastosowania ww. przepisu w stosunku do zgromadzenia elektronicznego rodzi wątpliwości dotyczące możliwości przeprowadzenia głosowania tajnego w tym trybie.

Wprowadzenie odpowiednich postanowień w umowie spółki z o.o. warunkiem dopuszczalności odbycia zgromadzenia w trybie art. 2341 k.s.h.

W kontekście omawianej regulacji należy zwrócić uwagę na wynikającą z art. 2341 k.s.h. konieczność uregulowania wykorzystania środków komunikacji elektronicznej przy przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników w umowie spółki. Umowa spółki musi wskazywać na dopuszczalność takiego działania, a także precyzować, którą z wyżej wymienionych form zgromadzenia będzie stosować. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zastrzec dopuszczalność wszystkich form. Jak zostało już wyżej podkreślone, należy również wskazać miejsce, w którym będą przebywać prowadzący zgromadzenie wspólników, protokolant oraz organy spółki, jak również pozostali wspólnicy biorący udział w zgromadzeniu.

Jest to wyłącznie fakultatywny sposób przeprowadzania zgromadzenia wspólników i nie ma obowiązku wprowadzenia tego typu postanowienia do umowy spółki. Nieuregulowanie powyższej kwestii skutkować będzie jednak niemożnością przeprowadzenia zgromadzenia wspólników w opisany sposób. Skorzystanie z nowej formy odbywania zgromadzeń stanie się możliwe dopiero po wprowadzeniu stosownych zmian w umowie spółki.

Ocena regulacji

Wprowadzona zmiana wydaje się zmierzać w dobrym kierunku, służąc usprawnieniu organizacji zgromadzeń wspólników i tym samym podejmowania uchwał. Wspólnicy nie będą bowiem musieli stawić się w miejscu zgromadzenia w celu rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki czy udzielenia absolutorium członkom organów spółki. Znacznie to ułatwi wspólnikom udział w zgromadzeniu, zwłaszcza tym, którzy na co dzień przebywają za granicą.

Michał Pypka, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy