Weronika Pelc, Marek Dolatowski

Wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych

Sądy i urzędy zwykle żądają legalizacji dokumentów urzędowych wystawionych w innych państwach lub nadania im klauzuli apostille, tymczasem nie zawsze jest to potrzebne.

Globalizacja obrotu gospodarczego powoduje, że czasem w kontaktach z administracją lub sądami trzeba się posłużyć dokumentami urzędowymi wystawionymi w innym państwie, np. dokumentami sporządzonymi przez notariuszy zagranicznych, zagranicznymi zaświadczeniami o niekaralności czy zagranicznymi odpisami z rejestrów spółek. Zazwyczaj sądy lub urzędy uznają moc dowodową takich dokumentów dopiero po ich legalizacji. Warto wiedzieć, że nie zawsze jest to czynność niezbędna, aby móc posługiwać się zagranicznym dokumentem urzędowym na terytorium Polski.

Przez zagraniczny dokument urzędowy rozumie się dokument sporządzony przez organ państwa obcego. Miejsce sporządzenia dokumentu nie ma przy tym znaczenia dla oceny, czy dokument jest zagraniczny, np. dokument sporządzony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne jest dokumentem krajowym (tak Jan Ciszewski – Kodeks postępowania cywilnego, komentarz do art. 1138 k.p.c., LexPolonica).

Polskie przepisy prawa właściwie milczą na temat mocy dowodowej zagranicznych dokumentów urzędowych. Jedynym przepisem rangi ustawowej dotyczącym tego zagadnienia jest art. 1138 k.p.c. Wyraża on generalną zasadę, że zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi, bez potrzeby ich uwierzytelniania. Fakt, że zagadnienie uwierzytelnienia dokumentów zagranicznych nie jest uregulowane gdzie indziej, skłania przedstawicieli doktryny i sądy do analogicznego stosowania tego przepisu także poza postępowaniem cywilnym1.

Innymi słowy, zagraniczne dokumenty urzędowe, poza wyjątkami wyraźnie wskazanymi w art. 1138 k.p.c., podlegają dopuszczeniu do obrotu prawnego w Polsce i korzystają z mocy polskich dokumentów urzędowych. Wyjątki od powyższej zasady przewidziano w zd. 2 i 3 art. 1138. Uwierzytelnienie wymagane jest w przypadku wszelkich dokumentów dotyczących przeniesienia własności nieruchomości znajdującej się na terytorium Polski (wymóg ten dotyczy więc nie tylko umowy przenoszącej własność, ale również np. pełnomocnictwa do jej zawarcia) oraz w przypadku, gdy autentyczności dokumentu zaprzeczyła strona. Na gruncie postępowania cywilnego takie brzmienie przepisu2 powoduje, że wątpliwości co do autentyczności dokumentu nie mogą być podniesione przez sąd z urzędu (tak Jan Ciszewski – Kodeks postępowania cywilnego, komentarz do art. 1138 k.p.c., LexPolonica).

Dodatkowo zniesienie wymogu legalizacji dokumentów zagranicznych przewidują liczne umowy międzynarodowe (szerzej Kazimierz Piasecki, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz do art. 1138 k.p.c., Legalis oraz Jan Ciszewski – Kodeks postępowania cywilnego, komentarz do art. 1138 k.p.c., LexPolonica). Dla przykładu Polska jest stroną Konwencji europejskiej o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, podpisanej w Londynie 7 czerwca 1968 r. (Dz. U. z 1995 r. Nr 76, poz. 381 i 382, dalej „konwencja londyńska”). Stronami tej konwencji, poza Polską, są również: Austria, Cypr, Czechy, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Liechtenstein, Luksemburg, Mołdawia, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Szwajcaria, Szwecja, Turcja, Wielka Brytania i Włochy. Konwencja ta zwalnia z wymogu legalizacji dokumenty, które zostały sporządzone przez przedstawicieli dyplomatycznych (lub urzędników konsularnych) państwa będącego stroną konwencji, działających na terytorium jakiegokolwiek państwa, które mają być przedstawione: 1) na terytorium innego państwa będącego stroną konwencji lub 2) przedstawicielom dyplomatycznym (lub urzędnikom konsularnym) innego państwa będącego stroną konwencji, wykonującym swe czynności na terytorium państwa niebędącego stroną konwencji.

W różnym zakresie znoszą wymóg legalizacji również liczne umowy bilateralne podpisane przez Polskę3.

Pod pojęciem legalizacji kryje się najczęściej czynność konsularna poświadczenia autentyczności podpisów lub pieczęci oraz potwierdzenie charakteru, w jakim osoba podpisująca działała (innymi słowy: faktu sporządzenia dokumentu przez osobę urzędową). W szerszym ujęciu legalizacja może obejmować również potwierdzenie upoważnienia danej osoby do sporządzenia danego dokumentu oraz zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia4.

Strony konwencji haskiej z 5 października 1961 r., znoszącej wymóg legalizacji dokumentów urzędowych (Dz.U z 2005 r. Nr 112 poz. 938) zastąpiły wymóg legalizacji w węższym ujęciu możliwością nadania klauzuli apostille. Konwencja haska w art. 3 stwierdza, że klauzula apostille nie może być wymagana, gdy ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w państwie, w którym dokument jest przedłożony, lub umowa pomiędzy dwoma lub większą liczbą umawiających się państw, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji.

Podsumowując, przed zalegalizowaniem albo nadaniem klauzuli apostille zagranicznemu dokumentowi urzędowemu należy najpierw sprawdzić, czy zachodzą przesłanki przewidziane dla wymogu legalizacji przewidziane w art. 1138 k.p.c. Jeśli tak, to następnie należałoby stwierdzić, czy Polska nie jest stroną umowy międzynarodowej, która w danym przypadku wyłącza konieczność legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

Na koniec należy wspomnieć również o szczególnym statusie dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych akredytowanych w Rzeczypospolitej Polskiej reprezentujących państwa, które są stronami konwencji haskiej, ale nie są stronami konwencji londyńskiej ani żadnej innej umowy międzynarodowej znoszącej wymóg ich legalizacji. Zgodnie z art. 1 zd. 3 konwencji haskiej postanowienia konwencji nie mają zastosowania do dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych. Nie można im zatem nadać klauzuli apostille. Legalizacja rzeczonych dokumentów również jest niemożliwa do przeprowadzenia, ponieważ Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie legalizuje dokumentów pochodzących z państw-stron konwencji haskiej ze względu na brak koniecznych wzorów podpisów przedstawicieli dyplomatycznych do przeprowadzenia procesu legalizacji (nie są one zbierane, ponieważ zniesiono wymóg legalizacji dokumentów z tychże państw). Zgodnie z informacjami udzielonymi przez pracowników ministerstwa nie praktykuje się także legalizacji dokumentów podpisanych przez dyplomatów akredytowanych w Rzeczypospolitej Polskiej.

Legalizacja dokumentów zagranicznych z państw będących stronami konwencji haskiej, ale niebędących stronami konwencji londyńskiej ani żadnej innej umowy międzynarodowej znoszącej wymóg ich legalizacji jest więc w praktyce niemożliwa.

Należy jednak zauważyć, że autentyczność dokumentów wystawionych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne państw obcych znajdujące się na terytorium Polski nie powinna budzić większych kontrowersji, co oznacza zgodnie z art. 1138 k.p.c., że w większości przypadków nie będzie istniała konieczność ich uwierzytelnienia.

Weronika Pelc, Marek Dolatowski, Zespół Doradztwa dla Sektora Energetycznego kancelarii Wardyński i Wspólnicy


1 Przykładowo: wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 21 lipca 2010 r., sygn. II SA/Rz 157/10 oraz postanowienie Sądu Najwyższego z 16 marca 2007 r., sygn. III CSK 380/06, tak również Jan Ciszewski – Kodeks postępowania cywilnego, komentarz do art. 1138 k.p.c., LexPolonica.

2 Poprzednio zd. 3 art. 1138 k.p.c. brzmiało następująco: Zagraniczne dokumenty urzędowe posiadają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi. Jednakże jeżeli dokument dotyczy przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce, powinien on być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności.

3 Za Kazimierz Piasecki, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz do art. 1138 k.p.c., Legalis: Algieria – Umowa dotycząca obrotu prawnego w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1982 r. Nr 10, poz. 73 i 74); Austria – Umowa o wzajemnych stosunkach w sprawach z zakresu prawa cywilnego oraz o dokumentach wraz z Protokołem (Dz.U. z 1974 r. Nr 6, poz. 33 i 34 ze zm.); Białoruś – art. 11 Umowy o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 1995 r. Nr 128, poz. 619 i 620); Bułgaria – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1963 r. Nr 17, poz. 88 i 89) wraz z Protokołem (Dz.U. z 1981 r. Nr 10, poz. 43 i 44); Chiny – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1988 r. Nr 9, poz. 65 i 66); Cypr – Umowa o współpracy prawnej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1999 r. Nr 39, poz. 383 i 384); Egipt – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i handlowych (Dz.U. z 1994 r. Nr 34, poz. 126 i 127); Estonia – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 5, poz. 49 i 50); Grecja – art. 15 Umowy o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1982 r. Nr 4, poz. 24 i 25); Irak – Umowa o pomocy prawnej i sądowej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1989 r. Nr 70, poz. 418 i 419); Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1987 r. Nr 24, poz. 135 i 136); Kuba – art. 9 Umowy o pomocy prawnej w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1984 r. Nr 47, poz. 247 i 248); Libia – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych, handlowych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1987 r. Nr 13, poz. 80 i 81); Litwa – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 1994 r. Nr 35, poz. 130 i 131); Łotwa – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 1995 r. Nr 110, poz. 534 i 535); Maroko – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1983 r. Nr 14, poz. 69 i 70); Mongolia – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1972 r. Nr 36, poz. 244 i 245); Rosja – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 2002 r. Nr 83, poz. 750 i 751); Syria – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1986 r. Nr 37, poz. 181 i 182); Tunezja – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1987 r. Nr 11, poz. 71 i 72); Turcja – Umowa o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i handlowych (Dz.U. z 1992 r. Nr 3, poz. 13 i 14); Ukraina – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych (Dz.U. z 1994 r. Nr 96, poz. 465 i 466); Węgry – Umowa o obrocie prawnym w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1960 r. Nr 8, poz. 54 i 55) wraz z protokołem (Dz.U. z 1982 r. Nr 5, poz. 32 i 33); Wietnam – Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1995 r. Nr 55, poz. 289 i 290); Włochy – Umowa o pomocy sądowej i wykonywaniu wyroków w sprawach cywilnych (Dz.U. z 1992 r. Nr 23, poz. 97 i 98).

4 Na podstawie P. Czubik, Konwencja Haska o zniesieniu wymogu uwierzytelniania zagranicznych dokumentów publicznych, Oficyna Wydawnicza Branta, Bydgoszcz-Kraków, 2004, s. 27-32.