Uwaga na zwroty pism procesowych – nowelizacja k.p.c.


Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie 7 listopada 2019 r., zmieniła niektóre przepisy dotyczące wymogów formalnych pism procesowych i skutków ich niezachowania. Surowe zasady, niejasności co do właściwego sposobu usuwania braków formalnych oraz różna praktyka sądowa mogą skutkować ostatecznym zwrotem pisma i przegraniem sprawy z pozornie błahych przyczyn. Pełnomocnicy profesjonalni powinni więc zachować szczególną ostrożność.

Zwrot pism procesowych – nowe surowe zasady

Po nowelizacji pismo procesowe wniesione przez pełnomocnika profesjonalnego, które nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek braków formalnych, podlega zwrotowi bez wzywania do jego poprawienia lub uzupełnienia (art. 1301a § 1 k.p.c.). We wcześniejszym stanie prawnym nie dochodziło do automatycznego zwrotu, tylko najpierw pełnomocnik był wzywany do uzupełnienia braków formalnych. Dopiero jeśli nie wykonał takiego wezwania, pismo podlegało zwrotowi.

W przypadku zwrotu pisma dokonanego na nowych przepisach strona może je wnieść ponownie w terminie tygodnia od dnia doręczenia zarządzenia o zwrocie pisma. W zarządzeniu o zwrocie pisma wskazuje się braki, które stanowią podstawę zwrotu. Taka informacja pomaga w ustaleniu, z jakich powodów pismo zostało zwrócone i co należy poprawić.

Trzeba ponownie wnieść całe pismo czy wystarczy uzupełnić brak?

Przepisy mówią o ponownym wniesieniu pisma, a nie o samym usunięciu braków formalnych. Literalna wykładnia tych postanowień prowadzi do wniosku, że np. w przypadku zwrotu pozwu z powodu braku pełnomocnictwa należy wnieść ponownie cały pozew ze wszystkimi załącznikami uzupełniony o prawidłowe pełnomocnictwo. Jest to regulacja inna niż sprzed nowelizacji, zgodnie z którą wystarczyło przedłożyć brakujący dokument (np. pełnomocnictwo), bez potrzeby ponownego wnoszenia całego pisma.

Jeśli ponownie wniesione pismo nie jest obarczone brakami formalnymi, wywołuje ono skutek od daty pierwotnego wniesienia. Oznacza to, że jeśli po zwrocie pisma z przyczyn formalnych w terminie tygodnia pismo to zostało wniesione ponownie już bez braków, przyjmuje się, że pismo zostało złożone skutecznie wraz z pierwotnym wniesieniem. Ma to istotne znaczenie ze względu na potrzebę ochrony terminów materialnych, np. przedawnienia. Jeśli np. pozew został złożony w ostatnim dniu przed upływem terminu przedawnienia, ale został zwrócony ze względu na braki formalne, to przedawnienie zostanie przerwane (pozew uznany za wniesiony w pierwotnej dacie złożenia), jeśli pozew złożono ponownie bez braków w terminie tygodnia od doręczenia zarządzenia o zwrocie pozwu.

Różna praktyka sądowa

Sądy różnie podchodzą do tego, czy trzeba ponownie wnieść całe pismo (np. cały pozew wraz ze wszystkimi załącznikami i brakującym wcześniej dokumentem), czy wystarczy uzupełnienie samego braku. Do czasu przesądzenia właściwego sposobu postępowania w takich sytuacjach najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest ponowne składanie całego pisma, pomimo wynikających z tego trudności.

Ponowne wnoszenie pisma jest bowiem kłopotliwe ze względów praktycznych. W przypadku obszernych pozwów, zawierających dziesiątki czy setki załączników, ponowne składanie pisma oznacza konieczność kolejnego przygotowania i zweryfikowania bardzo obszernej dokumentacji (wraz z odpisami dla pozostałych stron), co oczywiście wiąże się z dodatkowymi kosztami i znacznie zwiększa obszerność akt sprawy. Rodzi to także konieczność ponownego sprawdzenia przez sąd, czy wniesione po raz drugi pismo odpowiada co do treści i pozostałych załączników poprzedniej jego wersji. Ze względu na skalę i rangę problemu wydaje się, że problem powinien rozwiązać ustawodawca, wprowadzając jednoznaczne przepisy, lub Sąd Najwyższy, ujednolicając orzecznictwo sądów powszechnych.

Coraz większy formalizm procesowy

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego położyła duży nacisk na formalizm procesowy. Niezachowanie wymogów formalnych, często niestanowiące poważnych uchybień, może mieć poważne konsekwencje dla spraw sądowych. Przy obszernym materiale procesowym bardzo łatwo o pomyłkę – np. pominięcie jakiegoś dokumentu. Sądy zyskały szeroki wachlarz podstaw zwracania pism procesowych i tym samym ograniczania liczby prowadzonych spraw. Nie jest to kierunek pożądany z punktu widzenia roli wymiaru sprawiedliwości i realizacji prawa do sądu.

Agata Jóźwiak, radca prawny, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy