Magdalena Świtajska

Służbowe skrzynki e-mail pracowników pod kontrolą pracodawcy

Choć służbowe skrzynki e-mail stanowią narzędzia pracy będące własnością pracodawcy, na gruncie stosunków pracy nie jest wcale oczywiste, czy w związku z tym pracodawcy mogą swobodnie i bez ograniczeń przeglądać ich zawartość.

Obowiązujące przepisy nie regulują wprost ani zasad, ani nawet kwestii dopuszczalności kontrolowania zawartości służbowych skrzynek e-mail pracowników. W literaturze, a także zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Głównego Inspektora Danych Osobowych i Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, takie działanie pracodawcy uznaje się jednak, pod pewnymi warunkami, za dopuszczalne. Wywodzi się je z prawa i obowiązku pracodawcy do sprawowania nadzoru nad wykonywaną przez pracowników pracą i korzystaniem przez nich z mienia służbowego.

Aby zapewnić legalność kontroli zawartości służbowych skrzynek e-mail, niezbędne jest przede wszystkim poinformowanie pracowników o możliwości przeprowadzania takich kontroli, przed ich rozpoczęciem. Informację taką można przekazać pracownikom w zasadzie w dowolnej formie, przyjętej u danego pracodawcy do komunikowania się z załogą. Można ją wprowadzić do regulaminu pracy czy innych wewnętrznych polityk i regulacji, można ją także rozesłać do wszystkich pracowników w formie e-maili lub zamieścić w intranecie albo na tablicy ogłoszeń.

Przeglądanie przez pracodawcę zawartości służbowych skrzynek e-mail wiąże się jednak z ryzykiem dostępu do treści prywatnych, jeśli takie są przesyłane lub odbierane przez pracowników za pośrednictwem służbowej poczty i adresów e-mail. Otworzenie prywatnej korespondencji pracownika może zaś teoretycznie narażać pracodawcę na odpowiedzialność cywilnoprawną za naruszenie dóbr osobistych pracownika (tajemnicy korespondencji i prywatności). Pracownik mógłby wówczas dochodzić od pracodawcy m.in. zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny, a nawet odszkodowania (jeśli została wyrządzona szkoda majątkowa). Ponieważ poszanowanie dóbr osobistych pracowników należy do podstawowych zasad prawa pracy (art. 111 Kodeksu pracy) i podstawowych obowiązków pracodawcy, naruszenie w ten sposób tajemnicy korespondencji i prywatności pracownika może także uprawniać pracownika do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 11 – 3 Kodeksu pracy) i dochodzenia w związku z tym odszkodowania. W przypadku umyślnego naruszenia tajemnicy korespondencji pracownika pracodawcy może teoretycznie grozić nawet odpowiedzialność karna (art. 267 § 1 Kodeksu karnego). Pojawia się zatem pytanie, czy i jak pracodawca może zabezpieczyć się przed omawianymi ryzykami.

Jednym z rozwiązań może być wprowadzenie w formie, w jakiej pracodawca komunikuje się z pracownikami (najlepiej jednak w regulaminie pracy lub w innych regulacjach lub politykach wewnętrznych), zakazu korzystania przez pracowników ze służbowych skrzynek e-mail do celów prywatnych i przesyłania lub odbierania jakiejkolwiek korespondencji prywatnej oraz wprowadzenie obowiązku niezwłocznego usuwania odebranej korespondencji prywatnej.

Najczęściej jednak pracodawcy zezwalają swoim pracownikom na wysyłanie i odbieranie korespondencji prywatnej za pośrednictwem służbowych skrzynek e-mail. Rozwiązaniem jest w takim przypadku wprowadzenie obowiązku odpowiedniego oznaczania przychodzącej i wychodzącej korespondencji o takim charakterze lub wprowadzenie systemu, który będzie każdorazowo wymagał potwierdzenia charakteru korespondencji przy jej wysyłaniu i odbieraniu, tak aby wykluczyć ryzyko pomyłki w identyfikacji e-maili przez pracodawcę.

Należy pamiętać, że nawet jeśli zostaną wprowadzone omawiane wyżej rozwiązania, pracodawca, który zidentyfikuje w służbowej skrzynce e-mail prywatną korespondencję pracownika, nie może jej umyślnie otworzyć bez narażenia się na omawiane wcześniej sankcje cywilno- i karnoprawne. W razie jednak przypadkowego (nieumyślnego) otwarcia takiej korespondencji (z uwagi na fakt, że nie była ona właściwie oznaczona, albo nie powinna w ogóle znaleźć się w skrzynce służbowej) brak będzie co do zasady podstaw do pociągnięcia pracodawcy do odpowiedzialności cywilnoprawnej lub karnej. Co więcej, w takim przypadku możliwe będzie pociągnięcie do odpowiedzialności (choćby dyscyplinarnej) pracownika za nieprzestrzeganie obowiązujących zasad korzystania ze służbowych skrzynek e-mail.

Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy