Łukasz Koziński

Rutyna i nieuwaga najczęstszą przyczyną błędów

Zasady przeprowadzania rocznych zgromadzeń wspólników oraz zwyczajnych walnych zgromadzeń akcjonariuszy przypomina Łukasz Koziński z Zespołu Prawa Korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy.

Większość spółek kapitałowych odbyła już tegoroczne roczne zgromadzenia wspólników (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz zwyczajne walne zgromadzenia akcjonariuszy (w przypadku spółek akcyjnych). Warto jednak już teraz, mając świeżo w pamięci zaistniałe problemy i popełnione błędy, pomyśleć o kolejnych zgromadzeniach.

Zwyczajne zgromadzenia w przypadku obu typów spółek kapitałowych powinny odbyć się nie później niż 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (rok obrotowy w większości spółek pokrywa się z rokiem kalendarzowym, tak więc zwyczajne zgromadzenia w tych spółkach powinny się odbyć najpóźniej 30 czerwca roku następnego).

Warto przypomnieć, że prawo wymaga podjęcia na zwyczajnych zgromadzeniach określonych uchwał, o czym przedsiębiorcy nie zawsze pamiętają.

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz walnego zgromadzenia akcjonariuszy jest:

  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
  • udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (dotyczy to wszystkich osób, które w danym roku obrotowym pełniły funkcję członków organów spółki, nawet jeżeli skończyły pełnić tę funkcję przed dniem podejmowania uchwały) – należy pamiętać, że te uchwały powinny być podejmowane w głosowaniu tajnym;
  • powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością umowa spółki może z góry wskazywać inny sposób podziału zysku między wspólników).

Należy mieć na uwadze, że w celu przegłosowania powyższych spraw zwyczajne zgromadzenie musi odbyć się fizycznie – uchwał w powyższych sprawach nie można podejmować w trybie pisemnym. Oczywiście na zwyczajnych zgromadzeniach można podejmować również inne uchwały.

Czasami do prawników trafiają protokoły zwyczajnego zgromadzenia spółki przygotowane na bazie szablonów stworzonych na potrzeby poprzednich zgromadzeń. Takie podejście jest częstą przyczyną błędów.

Przygotowując zwyczajne zgromadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy mieć na uwadze chociażby przepis art. 233 k.s.h., który stanowi, że w przypadku, gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zgromadzenie wspólników powinno niezwłocznie podjąć uchwałę o dalszym istnieniu spółki. W przypadku spółek akcyjnych zastosowanie ma art. 397 k.s.h. o podobnym brzmieniu, z tą różnicą, że bilans musi wykazać stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz jedną trzecią kapitału zakładowego. Powyższe przepisy wiążą konieczność podjęcia opisanej uchwały z każdym przypadkiem sporządzania bilansu, a bilans jest zawsze przygotowywany w ramach zamykania roku obrotowego. Należy więc sprawdzić, czy w danym przypadku nie zachodzi potrzeba podjęcia takiej uchwały.

Przed odbyciem zwyczajnego zgromadzenia należy też zawsze przeanalizować zapisy umowy spółki (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) lub statut (w przypadku spółki akcyjnej). Te dokumenty mogą bowiem zawierać dodatkowe wytyczne co do tego, jakie uchwały powinny być podjęte na zwyczajnym zgromadzeniu. Należy sprawdzić chociażby kadencję organów spółki, ponieważ w każdym przypadku jej upłynięcia powinna ona być przedłużona, jeżeli funkcje członków organów spółki mają dalej pełnić te same osoby, a spółka ma funkcjonować prawidłowo.

Dlatego nawet w pozoru łatwych sprawach warto zasięgnąć opinii prawnika, ponieważ rutyna lub nieuwaga bywają przyczyną poważnych błędów, a ich naprawienie może okazać się karkołomnym zadaniem, generującym dla spółki dodatkowe koszty, których przy zachowaniu należytej staranności można było uniknąć.