Michał Gliński, Jakub Kowalczyk

Rozliczenia eksploatacyjne wynajmującego i najemcy

Kodeks cywilny wśród elementów przedmiotowo istotnych umowy najmu wyróżnia jedynie obowiązek płacenia czynszu ze strony najemcy. Nie zajmuje się szerzej problematyką opłat dodatkowych ponoszonych przez najemcę, pozostawiając tę kwestię praktyce obrotu.

Pojęcie czynszu nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę, przyjmuje się jednak, że jest to wynagrodzenie za udostępnienie rzeczy i korzystanie z niej. W związku z powyższym zakres czynszu wyznaczony jest dość wąsko i co do zasady nie powinien on obejmować kosztów związanych z korzystaniem z przedmiotu najmu. Przyjmuje się jednak, że w braku regulacji umownej najemca jest również zobowiązany do ponoszenia kosztów i wydatków bezpośrednio związanych z korzystaniem z przedmiotu najmu, tj. opłat za energię elektryczną, wodę, kanalizację, ogrzewanie itp. Nie można jednak domniemywać, że w skład czynszu wchodzić będą inne opłaty dodatkowe, związane np. z utrzymaniem powierzchni wspólnych w budynku lub samego budynku. Z powyższych względów jest to niewątpliwie kwestia wymagająca odpowiednich postanowień w umowie najmu.

Opłaty eksploatacyjne podzielić można na dwie grupy – opłat związanych bezpośrednio z korzystaniem z przedmiotu najmu oraz opłat związanych z budynkiem, w którym jest on położony.

Pierwszą grupę stanowi szeroko rozumiana kategoria mediów dostarczanych do przedmiotu najmu (np. energia elektryczna, woda, ogrzewanie, telefony stacjonarne, internet itp.). W przypadku tej grupy kosztów najbardziej miarodajną i postulowaną metodą ich obliczania jest zainstalowanie w przedmiocie najmu liczników mierzących faktyczne zużycie mediów oraz ich bezpośrednie rozliczanie przez najemcę z dostawcą mediów. Możliwe jest również obliczanie tych kosztów na podstawie refaktur wystawionych przez wynajmującego na podstawie faktur dostawców mediów bez dodatkowej marży czy kosztów. Należy odradzać „dodawanie” do refaktur dodatkowej marży czy kosztów, gdyż może to spowodować przekwalifikowanie umowy na gruncie ustaw szczególnych, np. prawa energetycznego, co może drastycznie zmienić sytuację zarówno wynajmującego, jak i najemcy.

O wiele więcej kontrowersji budzą jednak opłaty pośrednie, niezwiązane bezpośrednio z samym przedmiotem najmu, a dotyczące działki, budynku lub tzw. nieruchomości wspólnej. Aby racjonalnie określić zakres opłat pośrednich, należy najpierw uwzględnić zakres terytorialny, jaki mają obejmować opłaty. Mogą się one bowiem odnosić do jednego piętra budynku, całego budynku lub kompleksu budynków. Może to wynikać z charakterystyki samego budynku – np. parking znajduje się w osobnym budynku i zasadne jest ponoszenie kosztów również w stosunku do niego. Opłaty mogą być również dzielone ze względu na przeznaczenie lokalu. W przypadku powierzchni biurowych wyłączone mogą być bowiem koszty marketingowe, a włączone koszty ochrony i dostępu do obiektu, koszty wspólnych sal konferencyjnych itp.

Standardem jest również stworzenie listy wymieniającej i definiującej opłaty pośrednie. Z perspektywy najemcy za korzystniejszą uchodzi lista pozytywna, tzn. wprost wymieniająca opłaty, które najemca zobowiązany jest ponosić. Z perspektywy wynajmującego korzystniejsza może okazać się lista otwarta, gdyż wynajmującemu trudno przewidzieć zakres opłat i ich wysokość, chociażby z powodu często zmieniającego się prawa, nakładającego na właścicieli nieruchomości coraz to nowe obowiązki, albo z powodu rosnących wymagań najemców co do standardu budynku. W praktyce najistotniejszą rolę odgrywa sposób i precyzyjność opisu poszczególnych elementów składających się na opłaty eksploatacyjne. Pełna precyzja nie jest jednak możliwa i strony w umowach posługują się rodzajowymi grupami, które określają „w szczególności” elementy wchodzące w skład opłat eksploatacyjnych.

Jako wspólny mianownik wszystkich opłat eksploatacyjnych, w których partycypują najemcy, wskazać można racjonalną potrzebę ich poniesienia wynikającą z należytej gospodarki nieruchomościami i, chociażby pośrednią, korzyść najemców, jaką uzyskują w wyniku ponoszonych przez wynajmującego wydatków. W związku z powyższym charakter i zakres opłat będzie każdorazowo uzależniony od lokalizacji, funkcji, specyfiki oraz założonego standardu budynku. Z powyższej definicji wymykają się zatem i nie powinny być przenoszone na najemców opłaty związane z rozbudową obiektu, usuwaniem wad projektowych lub wykonawczych, usuwaniem zanieczyszczeń nieruchomości itp.

W przypadku opłat niepowiązanych z samym przedmiotem najmu to na wynajmującym spoczywa obowiązek należytego wyliczania i rozliczania zgodnie z przyjętą metodą. W znakomitej większości przypadków ustalana jest zaliczka na poczet opłat eksploatacyjnych przypadająca na każdy metr kwadratowy powierzchni przedmiotu najmu. Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego i ustaleniu sumy wydatków poniesionych przez wynajmującego w tym okresie wynajmujący dokonuje rozliczenia opłat, przyjmując, że najemca powinien w nich uczestniczyć w odpowiedniej proporcji (wynikającej z udziału powierzchni przedmiotu najmu do sumy powierzchni przeznaczonej do wynajmu w budynku) oraz zaliczając na poczet tych opłat wpłacone zaliczki.

Na uwagę zasługują również uprawnienia kontrolne najemcy odnośnie do sposobu wyliczenia oraz zasadności ponoszonych opłat. Oprócz standardowych już uprawnień najemcy do przeglądania dokumentacji rachunkowej, stanowiącej podstawę do wyliczeń, coraz częściej pojawiają się klauzule uprawniające najemcę do powołania niezależnego audytora (nawet na koszt wynajmującego) lub klauzule quasi-arbitrażowe lub arbitrażowe odnośnie do sporów wynikłych na tle rozliczenia opłat eksploatacyjnych. Praktykę taką uznać należy za prawidłową i pożądaną, gdyż zmierza w stronę stabilności sytuacji zarówno wynajmującego, jak i najemcy.

Podsumowując problematykę rozliczeń eksploatacyjnych w stosunku najmu, należy zauważyć, że problematyka ta, choć nienowa, do tej pory nie doczekała się szerszych wypowiedzi doktryny lub judykatury i kreowana jest jedynie przez praktykę. Nie udało się niestety wypracować jak do tej pory powszechnych zwyczajów, co często skutkuje żmudnym i napiętym procesem negocjacyjnym.

Michał Gliński, Jakub Kowalczyk, Zespół Nieruchomości i Inwestycji Budowlanych kancelarii Wardyński i Wspólnicy