Rozkłady czasu pracy – nowy obowiązek pracodawcy


Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza obowiązek sporządzania rozkładów czasu pracy dla wszystkich pracowników. Nowe przepisy nie eliminują jednak dotychczasowych wątpliwości związanych z organizacją czasu pracy, a wywołują nowe.

Ustawa z 12 lipca 2013 r o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych z wprowadziła do Kodeksu pracy nowe regulacje dotyczące rozkładów czasu pracy. Zasadniczo nowelizacja nakłada na pracodawców obowiązek tworzenia rozkładów czasu pracy indywidualnie dla każdego pracownika, bez względu na przyjęty system czasu pracy oraz długość okresu rozliczeniowego. Obowiązek tworzenia rozkładów czasu pracy nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Nowela określa przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy. Pracodawca może zatem zwolnić się z tego obowiązku w sytuacji, gdy przepisy prawa pracy lub indywidualne uzgodnienia z pracownikiem pozwalają w sposób jednoznaczny określić dni i godziny pracy pracownika, a także gdy pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o stosowanie do niego tzw. „ruchomego czasu pracy” lub gdy świadczy pracę w zadaniowym systemie czasu pracy.

Z uwagi na indywidualny charakter, rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 129 § 3 Kodeksu pracy (w nowym brzmieniu) stanowią ten element organizacji czasu pracy pracowników, który do tej pory potocznie określano mianem harmonogramów (grafików). Dotychczasowe przepisy nie regulowały jednak tej instytucji, co powodowało wiele wątpliwości, m.in. na jakie okresy mają być tworzone takie harmonogramy i z jakim wyprzedzeniem komunikować je pracownikom, a także czy i jak mogą być zmieniane.

Zgodnie z nowymi przepisami rozkład czasu pracy można sporządzić na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który taki rozkład został sporządzony. Nie jest jednak jasna kwestia dopuszczalności dokonywania zmiany indywidualnych rozkładów czasu pracy. Zgodnie z dotychczasowym stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy zmiana harmonogramów czasu pracy była możliwa jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba pracownika). Należy jednak pamiętać, że takie stanowisko zostało wyrażone na gruncie poprzednich przepisów, które w ogóle nie regulowały kwestii ustalania indywidualnych harmonogramów. Nowe przepisy natomiast nie przewidują odstępstw w zakresie sposobu tworzenia rozkładów czasu pracy dla poszczególnych pracowników. W szczególności nowela milczy na temat możliwości zmiany takich rozkładów, co powoduje wiele wątpliwości. Niemniej wyłączenie możliwości zmiany indywidualnych rozkładów czasu pracy mogłoby powodować paraliż organizacji pracy u wielu pracodawców. Nie jest również jasne, czy w przypadku dopuszczenia możliwości wprowadzania zmian w indywidualnych rozkładach pracodawca będzie musiał zakomunikować pracownikowi taką zmianę co najmniej z 7-dniowym wyprzedzeniem (minimalny termin przewidziany dla wprowadzania rozkładów czasu pracy), czy też w zależności od okoliczności – również ad hoc. Istotne znaczenie mogą mieć w tym zakresie regulacje wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy.

Jednocześnie, wprowadzając regulacje w zakresie ustalania rozkładów indywidualnych, ustawodawca nie zwolnił pracodawców z obowiązku określonego w art. 150 § 1 Kodeksu pracy polegającego na ustalaniu rozkładów czasu pracy w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy lub w obwieszczeniach. Rozumienie pojęcia rozkładu czasu pracy na gruncie art. 150 Kodeksu pracy nie było dotychczas jasne, jednak w odróżnieniu od rozkładów ustalanych indywidualnie dla poszczególnych pracowników (harmonogramów) rozkłady czasu pracy ustalane w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy należy uznać za mające charakter grupowy. Prowadzi to do istotnych wątpliwości interpretacyjnych.

Agnieszka Godusławska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy