Klaudia Przybyłowicz

Odmowa udostępnienia protokołu z postępowania

Czy zamawiający w przetargu ograniczonym może odmówić udostępnienia imiennej listy wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, przed terminem przekazania zaproszeń do składania ofert?

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (u.p.z.p.) postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. Zasada ta jest podstawowym instrumentem gwarantującym realizację zasad określonych w art. 7 tej ustawy (zachowanie uczciwej konkurencji, równe traktowanie wykonawców, bezstronność i obiektywizm osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania, udzielenie zamówienia wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami u.p.z.p.).

Jawność postępowania oznacza prawo dostępu wykonawców do informacji związanych z prowadzonym postępowaniem. Informacje te zawarte są w protokole z postępowania i załącznikach do niego. Protokół zawiera informacje wskazane w art. 96 ust. 1 u.p.z.p. (np. informacje o wykonawcach) oraz informacje wskazane w § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczące m.in. wartości zamówienia czy wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Załącznikami do protokołu są natomiast, zgodnie z art. 96 ust. 2 u.p.z.p., oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacje z zebrania wykonawców, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Od tego, o jaki dokument wnioskujemy, zależy termin jego udostępnienia przez zamawiającego. Zgodnie z art. 96 ust. 3 u.p.z.p. protokół jest jawny od chwili jego sporządzenia, a załączniki do niego udostępnia się dopiero po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym zastrzeżeniem jednak, że stanowiące załącznik do protokołu oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Należy zauważyć, że rozporządzenie różnicuje zakres informacji, który powinien być podany w protokole z postępowania w zależności od trybu postępowania. Rozporządzenie określa bowiem wzory protokołów dla konkretnych trybów postępowań, wskazując przykładowo, że w odniesieniu do postępowania prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego zamawiający w pkt 7 „Wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym” jest zobowiązany wskazać, czy w postępowaniu zostały złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeśli tak, to podać nazwę (firmę) albo imię i nazwisko wykonawcy i adres siedziby lub miejsce zamieszkania. Ustawodawca wskazuje tym samym minimalny zakres informacji dotyczących wykonawców zainteresowanych uzyskaniem zamówienia publicznego, który nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w art. 96 ust. 3 u.p.z.p.

Innymi słowy, o ile zamawiający przed dniem poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu nie udostępnia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (stanowiącego załącznik do protokołu), o tyle nie jest on już uprawniony do odmowy udostępnienia przed tym terminem informacji dotyczących nazwy i siedziby wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Informacje te nie podlegają wyłączeniu na zasadach określonych w art. 96 ust. 3 u.p.z.p., bowiem nie stanowią one załącznika do protokołu z postępowania, a jego integralną treść.

Odmowa udostępnienia przez zamawiającego informacji, o których mowa powyżej, jest podstawą do wniesienia środka odwoławczego na czynność zamawiającego naruszającą zasadę jawności postępowania, jak również podstawą do pociągnięcia zamawiającego do odpowiedzialności karnej na podstawie art. 23 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z tym przepisem kto wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie udostępnia informacji publicznej, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Pewnym problemem może być fakt, że art. 96 ust. 3 u.p.z.p. oraz § 5 rozporządzenia nie określają terminu, w którym zamawiający jest zobowiązany do udostępnienia kopii protokołu z postępowania. W tym przypadku jednak należy odnieść się do art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej, zgodnie z którym zasadą jest, że udostępnienie informacji publicznej następuje na wniosek i nie później niż w terminie 14 od dnia złożenia wniosku (por. wyrok KIO z dnia 11 stycznia 2008 roku, sygn. KIO/UZP 52/07).

Klaudia Przybyłowicz, Zespół Infrastruktura, Transport, Zamówienia Publiczne kancelarii Wardyński i Wspólnicy