Agnieszka Godusławska

Obowiązki zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w procesie rozporządzania udziałami

Zbycie lub obciążenie udziałów wspólnika spółki z o.o. rodzi określone obowiązki po stronie zarządu spółki. Zarząd prowadzi księgę udziałów, a także udziela zgody na rozporządzenie udziałami, jeżeli umowa spółki przewiduje ograniczenia w tym zakresie.

Jeżeli umowa spółki uzależnia zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części od zgody spółki, w razie braku stosownych zapisów umowy zgody udziela zarząd w formie pisemnej. Zgoda może zostać udzielona zarówno przed dokonaniem, jak i po dokonaniu czynności. Jednakże umowa zawarta przed uzyskaniem zgody na rozporządzenie udziałem, jego częścią lub ułamkową częścią będzie obciążona bezskutecznością zawieszoną, czyli będzie skuteczna dopiero z chwilą udzielenia zgody przez spółkę.

W przypadku gdy zarząd odmówi zgody, sąd rejestrowy może zezwolić na zbycie, jeżeli istnieją ważne powody. Jeżeli sąd rejestrowy udzieli zezwolenia na zbycie udziałów, spółka może w terminie wyznaczonym przez sąd przedstawić innego nabywcę. W razie braku porozumienia cenę nabycia i termin jej zapłaty ustala sąd rejestrowy na wniosek wspólnika lub spółki, po zasięgnięciu, w miarę potrzeby, opinii biegłego. Jeżeli wskazana przez spółkę osoba nie uiściła ceny nabycia w wyznaczonym terminie, wspólnik może rozporządzać swobodnie swoim udziałem, jego częścią lub ułamkową częścią udziału, chyba że nie przyjął oferowanej zapłaty.

Ponadto, zgodnie z art. 188 k.s.h., zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest obowiązany prowadzić księgę udziałów. Księga udziałów jest dokumentem wewnętrznym, który odzwierciedla strukturę właścicielską spółki. Do księgi udziałów należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.

Każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. Uprawnienie to dotyczy wszystkich wspólników spółki, a nie tylko tych wpisanych do księgi wspólników. Może się bowiem zdarzyć, że zarząd nie zaktualizuje księgi udziałów, mimo zawiadomienia przez zainteresowanych, zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h. Każde przejście udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych zawiadomienie o tym wraz z dowodem dokonania czynności. Prawo przeglądania księgi udziałów ma charakter bezwzględny, nie można go wyłączyć ani ograniczyć.

Po każdym wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Przepisy nie nakładają na zarząd obowiązku odpowiedniego udokumentowania zmian w składzie osobowym spółki. Zarząd nie musi zatem dołączać do listy wspólników dokumentów będących podstawą prawną czynności przejścia lub obciążenia udziałów. Sąd rejestrowy składa listę do akt, a w przypadku gdy wspólnicy posiadający samodzielnie lub łącznie z innymi co najmniej 10 proc. kapitału zakładowego, umieszcza się w rejestrze dane tych wspólników oraz ilość posiadanych przez nich udziałów i łączną ich wysokość. Jeżeli spółka ma tylko jednego wspólnika, w rejestrze wpisuje się ponadto, że jest on jedynym wspólnikiem spółki. Zgodnie z zasadą jawności rejestru każdy (a więc także zainteresowany kupnem spółki) może uzyskać dostęp do akt w rejestrze i pobrać wypis z rejestru bez konieczności wykazywania interesu prawnego.

Wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 26 lipca 2007 r. (V CSK 130/07) tego rodzaju wpis ma jedynie znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową. Także wpis wspólnika do rejestru przedsiębiorców ma charakter tylko deklaratoryjny i nie chroni nabywcy udziałów.

Zaniechanie prowadzenia księgi udziałów lub prowadzenie jej w niewłaściwy sposób może narażać członków zarządu na sankcje cywilne i karne. Zgodnie z art. 293 k.s.h. członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy. Przy wykonywaniu swoich obowiązków członek zarządu powinien dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności. Wobec wspólników członek zarządu odpowiada na zasadach ogólnych (art. 415 k.c.), a zatem jeżeli na skutek nieprowadzenia lub błędnego prowadzenia księgi udziałów wspólnik poniósł szkodę, może on żądać jej naprawienia.

Z kolei, zgodnie z art. 594 k.s.h., sąd rejestrowy może nałożyć na członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością grzywnę w wysokości do 20 000 zł, jeżeli ten nie prowadzi księgi udziałów lub nie składa sądowi rejestrowemu listy wspólników.

Agnieszka Godusławska, Zespół Prawa Korporacyjnego, Restrukturyzacji Spółek i Kontraktów Handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy