Katarzyna Żukowska

Na rozliczenie nadgodzin można czekać nawet rok

Od 23 sierpnia 2013 r. ustawodawca, na mocy nowelizacji Kodeksu pracy, zezwala pracodawcom na zastosowanie bardziej elastycznych niż dotychczas rozwiązań w zakresie ustalania czasu pracy pracowników.

Ważną i budzącą wiele emocji po stronie pracowników zmianą jest możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy do maksymalnie 12 miesięcy, co stanowi odzwierciedlenie instytucji wprowadzonej pod rządami tzw. ustawy antykryzysowej (tj. ustawy z dnia 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców).

Wydłużony okres rozliczeniowy może zostać zastosowany w każdym systemie czasu pracy, jednak jego wprowadzenie musi być uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Przesłanki te nie zostały przez ustawodawcę sprecyzowane, co daje pracodawcom znaczną swobodę w decydowaniu o tym, czy zastosowanie wydłużonego okresu rozliczeniowego w ich zakładzie pracy jest w rzeczywistości zasadne. Wydaje się, że najczęstszym uzasadnieniem wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy będą tzw. przyczyny obiektywne, do których zaliczyć można przyczyny ekonomiczne, rynkowe, związane z sezonowością prowadzonej działalności lub sezonowym zapotrzebowaniem na dane produkty bądź usługi.

Przykładowo pracodawcy z branży budowlanej zatrudniający pracowników w równoważnym systemie czasu pracy będą mogli zwiększyć dzienny wymiar czasu pracy (tj. liczbę godzin do przepracowania) lub, w przypadku zatrudniania pracowników w systemie podstawowym, zobowiązać pracowników do pracy przez 6 dni w tygodniu, w okresie letnim, kiedy zapotrzebowanie na usługi budowlane jest największe, a w okresie zmniejszonego zapotrzebowania na prace budowlane odpowiednio zrekompensować pracownikom przepracowane latem godziny czasem wolnym. Podobne pracodawcy zatrudniający pracowników w centrach handlowych będą mogli zapewnić odpowiednią liczbę personelu w okresie przedświątecznym bez ponoszenia dodatkowych kosztów, rekompensując pracownikom przepracowane godziny czasem wolnym. Pracodawcy muszą się jednak liczyć z ryzykiem, że gdy pracownicy w okresie, w którym zgodnie z planami pracodawcy mieli pracować mniej, będą nieobecni na przykład z powodu choroby i nie wrócą do pracy przed końcem okresu rozliczeniowego, pracodawca będzie zobowiązany wypłacić im wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Podobnie będzie w przypadku rozwiązania umowy o pracę pracownika przed końcem okresu rozliczeniowego – pracodawca także będzie zobowiązany do odpowiedniego finansowego rozliczenia się z pracownikiem.

Niezależnie do przewidzianych w innych przepisach obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, ustawodawca podkreślił ich znaczenie poprzez wskazanie, że stosowanie przedłużonego systemu czasu pracy wymaga zachowania ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, przez co należy rozumieć między innymi obowiązek zapewnienia wymaganych przez przepisy Kodeksu pracy okresów nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego. Pracodawcy stosujący przedłużony okres rozliczeniowy czasu pracy mogą zatem spodziewać się wzmożonych kontroli PIP w tym zakresie.

Nowelizacja wprowadza przepisy ochronne dotyczące wynagrodzenia dla pracowników, którzy ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie mają obowiązku wykonywania pracy, przewidując, że przysługiwać im będzie wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż wynagrodzenie minimalne (1600 zł w 2013 r.). Sytuacja ta dotyczyć będzie przykładowo pracowników wynagradzanych w systemie akordowym; nie będzie miała natomiast zastosowania do pracowników wynagradzanych według ryczałtowej stawki miesięcznej, którym pracodawca będzie zobowiązany wypłacić stałe wynagrodzenie zasadnicze.

Swoboda pracodawców w przedłużaniu okresów rozliczeniowych czasu pracy została przez ustawodawcę ograniczona poprzez wymóg ustalenia takiego przedłużenia z przedstawicielstwem pracowniczym. Pracodawcy, w których zakładach działają zakładowe organizacje związkowe, powinni ustalić przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy w układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu ze wszystkimi takimi organizacjami, a dopiero jeśli nie będzie to możliwe z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi. Dla pracodawców, u których działają związki zawodowe, taki wymóg może stanowić znaczącą przeszkodę w zastosowaniu tego nowego rozwiązania.

Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, ustalenie przedłużonych okresów rozliczeniowych czasu pracy może nastąpić na podstawie porozumienia zawartego z przedstawicielami pracowników. Przepisy nie określają konkretnego trybu wyboru przedstawicieli pracowników, wskazują jedynie, że powinno to nastąpić w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W praktyce najczęściej wybór przedstawicieli pracowników będzie następował ad hoc. Nie jest przy tym jasne, czy rada pracowników może zostać uznana za przedstawicieli pracowników uprawnionych do zawarcia porozumienia. Wydaje się, że rozwiązanie takie byłoby możliwe, gdyby już na etapie prowadzenia wyborów do rady pracowników wskazać, że rada, o ile zostanie wybrana, będzie uprawniona do pełnienia funkcji przedstawicieli pracowników, w tym także do zawarcia przedmiotowego porozumienia; ewentualnie gdyby wybranej już radzie takie umocowanie zostało przez pracowników udzielone dodatkowo.

Pracodawca jest zobowiązany przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

Przedłużone okresy rozliczeniowe stosowane na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów u pracodawców, którzy w związku z prowadzoną działalnością rolniczą lub hodowlaną, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, kończą się z upływem czasu, na jaki zostały wprowadzone. Po ich zakończeniu pracodawcy będą zobowiązani ustalać okresy rozliczeniowe pracowników na nowych zasadach.

Katarzyna Żukowska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy