Kinga Ziemnicka, Łukasz Śliwiński

Na co zwrócić uwagę przy outsourcingu usług księgowych

Mimo powierzenia prowadzenia księgowości profesjonalnemu podmiotowi świadczącemu usługi w tym zakresie, przedsiębiorca jako podatnik i tak ponosi odpowiedzialność z tytułu zobowiązań wobec fiskusa.

Trwający obecnie kryzys powoduje, że wielu przedsiębiorców poszukuje rozwiązań mających na celu obniżenie kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. Jednym z takich rozwiązań może być outsourcing, który polega na wyłączeniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa określonych funkcji i przekazaniu ich do realizacji wyspecjalizowanym podmiotom. Rynek outsourcingu procesów biznesowych rozwija się dynamicznie, powodując poszerzanie oferty w tym zakresie. Delegowanie zadań do podmiotów zewnętrznych może dotyczyć zarówno tych funkcji przedsiębiorstwa, które są związane bezpośrednio z jego działalnością, jak i tych, które są związane z wewnętrzną organizacją działalności przedsiębiorstwa.

Outsourcing usług księgowych może obejmować:

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz podatkowych,
  • kalkulację płac,
  • rachunkowość zarządczą,
  • doradztwo w tych obszarach, na przykład związane z zasadami finansowania działalności przedsiębiorstwa, z ukształtowaniem struktury kapitałowej oraz utrzymywaniem płynności finansowej,
  • doradztwo w zakresie optymalizacji podatkowej,
  • sporządzanie wymaganej dokumentacji, w tym sprawozdań oraz deklaracji.

Co można zyskać

Decydując się na przekazanie określonych funkcji w ramach outsourcingu do podmiotów zewnętrznych, przedsiębiorcy mają na celu w szczególności:

  • zmniejszenie kosztów ponoszonych przez wybraną część przedsiębiorstwa,
  • wykorzystanie specjalistycznej, profesjonalnej wiedzy i efektywności podmiotu zewnętrznego,
  • skoncentrowanie się na podstawowej działalności gospodarczej,
  • ograniczenie ryzyka związanego z realizacją zadań wymagających specjalistycznej wiedzy.

Przedsiębiorcy, poszukując możliwości redukcji kosztów prowadzonej działalności, coraz częściej decydują się na likwidację własnych działów księgowości, przekazując zadania w tym zakresie do biur rachunkowych. Wiąże się z tym jeszcze jedna korzyść, odnosząca się do odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji księgowej oraz podatkowej. Odpowiedzialność pracowników zatrudnionych w dziale księgowości danego przedsiębiorstwa jest bowiem limitowana przepisami kodeksu pracy, podczas gdy o odpowiedzialności biura rachunkowego decyduje najczęściej umowa z klientem lub też przepisy prawa regulujące ogólne zasady odpowiedzialności cywilnoprawnej.

Jakkolwiek przekazanie określonych funkcji przedsiębiorstwa na rzecz podmiotu zewnętrznego wiąże się z wymienionymi powyżej korzyściami, nie należy pomijać jednak również związanego z tym ryzyka.

Wśród najbardziej typowych ujemnych stron outsourcingu należy wymienić w szczególności:

  • dostęp podmiotu zewnętrznego do informacji poufnych danego przedsiębiorcy,
  • utratę przez przedsiębiorcę możliwości bezpośredniej, bieżącej kontroli nad zakresem przekazanych spraw,
  • ograniczenie bezpośredniej dostępności do danych dotyczących prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej (z wyjątkiem dostępu on-line),
  • ponoszenie przez przedsiębiorcę w określonych sytuacjach odpowiedzialności za rezultaty usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne.

Podjęcie decyzji o przekazaniu firmie zewnętrznej określonych spraw do realizacji w ramach outsourcingu jest zawsze wypadkową analizy korzyści oraz wad z tym związanych.

Trzeba sprawdzić uprawnienia

Zanim przedsiębiorca zawrze umowę outsourcingową usług księgowych, powinien zwrócić szczególną uwagę między innymi na wymagane uprawnienia swego kontrahenta do świadczenia tego rodzaju usług oraz na zakres jego odpowiedzialności.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, obejmujące w szczególności świadczenie usług polegających na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji podatkowych oraz sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych, może być wykonywane przez osoby uprawnione, tj. przez osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Osoby uprawnione mogą wprawdzie przy wykonywaniu zleconych zadań korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, jednak w takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.

Uwaga! Równie istotne jest właściwe sformułowanie umowy outsourcingowej, co może w istotny sposób przyczynić się do ograniczenia ryzyka oraz ujemnych konsekwencji dla przedsiębiorcy.

Zakres czynności w kontrakcie

O zakresie świadczonych usług księgowych powinna rozstrzygać umowa outsourcingowa zawarta pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Co do zasady należy ona do umów nienazwanych, choć może zawierać elementy charakterystyczne na przykład dla umowy zlecenia czy też typowej umowy o świadczenie usług.

W treści umowy z firmą, której powierzamy prowadzenie księgowości, należy wskazać w szczególności:

  • procedurę świadczenia usług księgowych,
  • zasady komunikacji,
  • zasady obiegu dokumentów,
  • zasady sporządzania wymaganej dokumentacji,
  • zasady udostępniania informacji oraz
  • terminy realizacji obowiązków zleceniobiorcy.

Odpowiednio precyzyjnie należy również określić zasady wynagrodzenia za realizowane usługi. Może ono zostać ustalone jako wynagrodzenie ryczałtowe lub uzależnione od nakładu pracy albo stanowić kombinację obu tych form rozliczenia.

Konieczne aktualne ubezpieczenie

Przyjmujący zlecenie świadczenia usług księgowych powinien posiadać również aktualną umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Oczywiście w tym przypadku zlecający powinien zainteresować się wysokością sumy gwarancyjnej ubezpieczenia, która powinna być proporcjonalna do wielkości i złożoności prowadzonego przedsiębiorstwa.

Odpowiedzialność zlecającego

Trzeba podkreślić, że pomimo powierzenia prowadzenia księgowości profesjonalnemu podmiotowi świadczącemu usługi w tym zakresie, przedsiębiorca jako podatnik i tak ponosi odpowiedzialność z tytułu podatków. Zgodnie bowiem z art. 26 ordynacji podatkowej podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Podobnie na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości to kierownik jednostki (czyli na przykład zarząd w spółce kapitałowej) zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Innymi słowy, przedsiębiorca odpowiada za swoje obowiązki, w tym związane ze sprawozdawczością księgową, jak również za zobowiązania podatkowe, pomimo powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu.

Prawo do odszkodowania

Natomiast przedsiębiorca będący nabywcą usług księgowych, który z winy przyjmującego zlecenie poniósł szkodę, sankcję karną lub administracyjną, na przykład z tytułu zaległości podatkowych, będzie mógł wystąpić na drogę powództwa cywilnego w celu dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych z tytułu odpowiedzialności kontraktowej. W celu ułatwienia dochodzenia roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy outsourcingowej w zakresie realizacji usług księgowych przedsiębiorca może zastrzec karę umowną, co pozwoli uniknąć w przyszłości konieczności wykazywania wysokości szkody. Należy jednak pamiętać o wprowadzeniu zapisu pozwalającego na dochodzenie odszkodowania uzupełniającego, w przypadku gdyby wysokość szkody przekroczyła zastrzeżoną karę umowną.

W umowie outsourcingowej powinny zostać zawarte zapisy o obowiązku zachowania poufności przez firmę świadczącą usługi księgowe (z ewentualnym zastrzeżeniem kary umownej na wypadek naruszenia tego obowiązku).

Po zawarciu umowy outsourcingowej dotyczącej przekazania prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej należy również pamiętać o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości.

Obowiązki powierzającego księgi

Gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany (art. 11a uor):

  1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
  2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Rachunkowość za granicą

Warto zwrócić również uwagę na możliwość powierzenia przez przedsiębiorcę z Polski prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), uprawnionemu do świadczenia usług w tym zakresie. Może mieć to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców z Polski wchodzących w skład większej grupy kapitałowej, w której podmiot odpowiedzialny za prowadzanie księgowości wszystkich spółek z grupy posiada siedzibę poza terytorium Polski. Jakkolwiek taki scenariusz jest prawnie dopuszczalny, obwarowano go pewnymi warunkami wskazanymi w ustawie o rachunkowości, na które należy zwrócić uwagę przy podejmowaniu właściwej decyzji.

Podsumowanie

Outsourcing usług księgowych może zapewnić przedsiębiorcy korzyści finansowe, organizacyjne oraz wyższy poziom usług świadczonych przez wyspecjalizowane podmioty. Outsourcing umożliwia zarazem usprawnienie działalności przedsiębiorstwa i zwiększenie jego efektywności poprzez skoncentrowanie jego zasobów na głównym przedmiocie działalności.

Jednakże ważne jest, aby umowa podpisana z firmą świadczącą usługi z zakresu księgowości precyzyjnie określała zakres przekazanych obowiązków oraz zasady wynagrodzenia oraz odpowiedzialności za ich realizację.

Kinga Ziemnicka, Łukasz Śliwiński, Zespół Prawa Korporacyjnego, Restrukturyzacji Spółek i Kontraktów Handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Artykuł ukazał się w dodatku Ekspert księgowego Rzeczpospolitej 6 maja 2013 roku