Katarzyna Żukowska

Konsultacja zamiaru wypowiedzenia a ochrona danych osobowych

Konsultując zamiar wypowiedzenia ze związkiem zawodowym, można łatwo naruszyć przepisy o ochronie danych osobowych.

Przepis art. 38 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę, który zamierza wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, obowiązek zawiadomienia o swoim zamiarze reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy. Jednocześnie, zgodnie z przepisami art. 30 ust. 21 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca jest obowiązany zwrócić się do tej organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony. Nieudzielenie przez związek zawodowy tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników.

Przepis art. 30 ust. 21 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych od lat był przedmiotem rozbieżności w doktrynie. Nie było zgodności, czy przepis ten daje pracodawcy podstawę do żądania zbiorczej listy pracowników reprezentowanych przez związek zawodowy, czy też pracodawca powinien kierować do związku zawodowego zapytanie indywidualnie w odniesieniu do danego pracownika. Zagadnienie to skomplikował dodatkowo podnoszony ostatnio głównie w orzecznictwie sądów administracyjnych problem ochrony danych osobowych pracowników. Związki zawodowe zaczęły odmawiać udzielenia pracodawcy informacji o wszystkich pracownikach korzystających z jej obrony, powołując się na zasady przetwarzania danych osobowych (o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych). Na tym tle pojawiło się pytanie, czy nieudzielenie przez związek zawodowy informacji o reprezentowanych przez niego pracownikach z powołaniem się na ochronę danych osobowych zwalnia pracodawcę z obowiązku zawiadomienia organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

W uchwale z 24 stycznia 2012 r. (III PZP 7/11) Sąd Najwyższy stwierdził, że zakładowa organizacja związkowa może z uwagi na ochronę danych osobowych odmówić przekazania pracodawcy imiennej listy pracowników korzystających z jej obrony. Z tego względu jedynym dopuszczalnym sposobem realizacji obowiązku z art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych przed konsultacją z art. 38 Kodeksu pracy jest zwrócenie się do zakładowej organizacji związkowej z wnioskiem o przekazanie informacji o obronie konkretnego pracownika (a nie imiennej listy wszystkich pracowników). Odmienny pogląd wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 14 czerwca 2012 r. (I PK 231/11). Zgodnie z tym poglądem wymagane i wystarczające jest zwrócenie się przez pracodawcę do zakładowych organizacji związkowych o informację o pracownikach korzystających ze związkowej obrony w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową. W celu uzyskania takiej informacji pracodawca nie musi pytać o konkretnych, tj. wymienionych z imienia i nazwiska pracowników, ani wskazywać konkretnego celu wnioskowanych informacji, gdyż przynależność do legalnie działających organizacji społecznych ma charakter publiczny, dobrowolny i jawny, i nie może pozostawać w „ukryciu” za przepisami o ochronie danych osobowych. Sąd Najwyższy stwierdził ponadto, że uznanie za niedopuszczalne ujawniania członkostwa w publicznych organizacjach społecznych nie ma prawnego, prawniczego i racjonalnego uzasadnienia, ponieważ konstytucyjnie zakazuje się istnienia organizacji, których działalność przewiduje utajnienie członkostwa. W przypadku gdy przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca może przetwarzać dane o wszystkich pracownikach podlegających ochronie, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych nie powinny być interpretowane w sposób, który prowadziłby do pozbawienia lub ograniczenia przysługującej pracownikom związkowej obrony w sprawach indywidualnych.

Próbę rozstrzygnięcia rozbieżności podjął Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów z 21 listopada 2012 r. (III PZP 6/12). Zgodnie z przywołaną uchwałą nieudzielenie przez zakładową organizację związkową informacji o wszystkich pracownikach korzystających z jej obrony, żądanej przez pracodawcę bez rzeczowej potrzeby, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku współdziałania z tą organizacją w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy. Sąd Najwyższy doszedł do przekonania, że wykładnia przepisu art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych przedstawiona w wyroku Sądu Najwyższego z 14 czerwca 2012 r. w sprawie PK 231/11 i innych wcześniejszych orzeczeniach nie ma przekonujących podstaw. Wywodzi ona z powołanego przepisu obowiązki organizacji związkowej, które nie zostały w nim wyrażone. Przepis ten wyraźnie wskazuje, że to pracodawca jest podmiotem, który powinien przejawiać aktywność w ustaleniu korzystania przez pracownika z obrony związkowej. Sąd Najwyższy stwierdził, że wykładnia, zgodnie z którą pracodawca jeden raz (po powstaniu organizacji związkowej) zwracałby się o informację o pracownikach korzystających z jej obrony, a po odczekaniu 5 dni byłby zwolniony na zawsze z obowiązku konsultacji z tą organizacją, nie zasługuje na aprobatę.

Organizacja związkowa przed przekazaniem informacji o pracownikach korzystających z jej obrony obowiązana jest rozważyć, czy czynność ta nie narusza zasad ochrony tych danych, w szczególności w aspekcie niezbędności danych, które mają być przetworzone dla celu, któremu przetworzenie ma służyć. Cel musi być wyraźnie określony ustawowo. W tym przypadku celem będzie współdziałanie pracodawcy z organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy. W ocenie powiększonego składu Sądu Najwyższego pracodawca nie musi dysponować listą pracowników w celu przeprowadzenia konsultacji. Zgromadzenie takich danych osobowych ułatwiłoby spełnienie obowiązku współdziałania z organizacją związkową, ale nie jest niezbędne do tego celu. Uprawnienie pracodawcy do zbierania danych osobowych pracownika dotyczy tylko danych, które zostały wyraźnie wskazane w przepisach art. 232 Kodeksu pracy albo w innych ustawach. W przypadku listy pracowników korzystających z obrony organizacji związkowej uprawnienie to nie wynika wyraźnie z przepisu art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych.

Zdaniem Sądu Najwyższego dla spełnienia obowiązku pracodawcy wynikającego z przepisu art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych nie jest jednak niezbędne podanie w treści zapytania zamiaru pracodawcy wobec danej osoby. Podanie szczegółowych informacji o takim zamiarze pracodawcy stanowiłoby pozbawione podstaw przetwarzanie danych osobowych. W ocenie Sądu Najwyższego pracodawca powinien mieć podstawę do zasięgnięcia informacji i do zebrania danych o obronie związkowej danego pracownika, ale podstawa ta nie powinna być ujawniona związkowi zawodowemu na tym przedkonsultacyjnym etapie. Wystarczy wskazać, że chodzi o potrzebę współdziałania ze związkiem zawodowym w indywidualnej sprawie ze stosunku pracy. Związek zawodowy przekazujący dane i pracodawca po ich otrzymaniu winni poinformować osobę, której one dotyczą, o dokonanym przetworzeniu, zgodnie z przepisem art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Katarzyna Żukowska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy