Magdalena Świtajska

Komu dieta, czyli kiedy wyjazd jest podróżą służbową

Prawidłowa kwalifikacja wyjazdu pracownika nie jest łatwa. Ocena, czy wyjazd stanowi podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, ma jednak istotne znaczenie dla ewentualnej odpowiedzialności pracodawcy wobec pracowników, ZUS i organów podatkowych.

Przesłanki uznania wyjazdu za podróż służbową

Definicję podróży służbowej zawiera polski Kodeks pracy w art. 775. W świetle treści tego przepisu, aby można było zakwalifikować wyjazd pracownika jako podróż służbową, wyjazd ten powinien spełniać następujące kryteria:

  • Celem podróży pracownika musi być inna miejscowość niż miejscowość, w której siedzibę ma pracodawca, a jeśli pracownik nie wykonuje pracy w siedzibie pracodawcy, celem podróży musi być inna miejscowość niż miejscowość, w której pracownik stale wykonuje pracę. Co istotne, nie decyduje tu samo wskazanie miejsca pracy w treści umowy o pracę. W razie rozbieżności między sytuacją faktyczną a zapisem umowy o pracę decydować będzie praktyka.
  • Pracownik powinien działać na polecenie pracodawcy, a więc powinien być kierowany na wyjazd jednostronnie przez pracodawcę, nie zaś na podstawie porozumienia (choćby ustnego), w którym warunki podróży (miejsce, czas trwania) zostaną przez niego uprzednio zaakceptowane.
  • Pracownik powinien wykonywać w czasie wyjazdu konkretne, z góry określone przez pracodawcę i doraźne zadanie (np. zainstalowanie konkretnego urządzenia, przeprowadzenie konkretnego szkolenia, dokonanie konkretnej naprawy), które tym samym nie powinno przybierać postaci wykonywania normalnej, codziennej pracy, w szczególności pod nadzorem czy zgodnie z instrukcjami przekazanymi dopiero na miejscu, na przykład przez klienta, stosownie do jego potrzeb.

Co istotne, czas przebywania przez pracownika w podróży nie ma tu dużego znaczenia. Zadanie wykonywane w podróży służbowej powinno wprawdzie, zgodnie z dominującą w orzecznictwie wykładnią, mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały (m.in. uchwała Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08), jednak obowiązujące przepisy, orzecznictwo ani doktryna nie określają maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej. W praktyce, w zależności od okoliczności sprawy, wątpliwości nie powinny budzić podróże trwające jednorazowo nie dłużej niż kilka lub kilkanaście dni, pod warunkiem jednak, że spełniają wszystkie omówione wyżej przesłanki.

Rodzaj wyjazdu a wypłata diet, ryczałtów i podobnych świadczeń

Jeśli wyjazd pracownika został zakwalifikowany jako podróż służbowa, pracodawca staje się zobowiązany do wypłacenia temu pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej w wysokościach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, chyba że u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania, który reguluje te kwestie odmiennie (np. w zakresie wysokości diet z tytułu podróży zagranicznych).

Świadczenia te zaś, jeśli wypłacane faktycznie z tytułu podróży służbowych i w wysokościach nieprzekraczających wysokości przewidzianych w rozporządzeniu, nie podlegają oskładkowaniu na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ani opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Błędne zakwalifikowanie wyjazdu jako niestanowiącego podróży służbowej, jeśli wyjazd ten spełnia przesłanki takiej podróży, może zatem rodzić po stronie pracowników roszczenia wobec pracodawcy o zapłatę przewidzianych w rozporządzeniu świadczeń należnych nawet za okres trzech lat (w związku z trzyletnim okresem przedawnienia dla majątkowych roszczeń pracowniczych). Roszczenia te mogą przy tym urosnąć do istotnych rozmiarów, jeśli problem dotyczy większej grupy pracowników w takiej samej sytuacji.

Błędne zakwalifikowanie wyjazdu niespełniającego przesłanek jako stanowiącego podróż służbową i nieodprowadzanie w związku z tym od wypłacanych pracownikom świadczeń składek na ubezpieczenia i zaliczek na podatek dochodowy może natomiast skutkować m.in. ustaleniem przez ZUS lub organ podatkowy nieprzedawnionych zobowiązań pracodawcy z tytułu niezapłaconych składek i zaliczek na podatek.

Prawidłowa ocena, czy dany wyjazd jest czy też nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy, ma zatem kluczowe znaczenie dla minimalizacji ryzyka roszczeń w działalności pracodawcy.

Magdalena Świtajska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy