Danuta Pajewska

Kilka słów o outsourcingu w Polsce

W świecie coraz większych przedsięwzięć gospodarczych nie wszystko trzeba robić własnymi siłami. Trzeba jednak wiedzieć, na co zwrócić uwagę i jak się zabezpieczyć, żeby outsourcing, zamiast ograniczyć koszty, sam nie stał się ich źródłem.

Ideą outsourcingu jest korzystanie przy prowadzeniu przedsiębiorstwa z zasobów zewnętrznych. Duże podmioty gospodarcze, a także grupy kapitałowe coraz większą uwagę zwracają na efektywność i koszty funkcjonowania. Takie czynności jak obsługa kadr, płace, zakupy czy IT, a w przypadku instytucji finansowych funkcje tzw. back office, są czasami niepotrzebnie dublowane w grupie kapitałowej bądź generują większe koszty, niż gdyby były realizowane przez zewnętrzny specjalistyczny podmiot.

Na usługi outsourcingowe należy spojrzeć z trzech różnych perspektyw. Pierwsza to możliwość korzystania z outsourcingu przez instytucje regulowane i rodzaj czynności, które mogą być przez nie zlecane na zewnątrz. W zakresie korzystania z usług zewnętrznych przez banki, firmy inwestycyjne i instytucje płatnicze mamy specjalne regulacje prawne. W przypadku pozostałych firm nie istnieją szczególne regulacje, choć ważne jest, by bazując na obowiązujących przepisach wybrać te, które pozwolą w optymalny sposób skorzystać z efektów outsourcingu.

Druga dotyczy firm wykonujących usługi będące przedmiotem outsourcingu (insourcerów). Należy zwrócić uwagę, do jakiego stopnia istnieje dowolność prawna świadczenia takich usług, jakie podmioty mogą je świadczyć i jakie wymogi powinny one spełniać. Istnieją bowiem kategorie usług (np. prowadzenie ksiąg rachunkowych), które wymagają posiadania określonych uprawnień.

Trzeci obszar zagadnień, jaki powinien być wzięty pod uwagę, to korporacyjny aspekt outsourcingu w grupach kapitałowych. Jeśli w grupie utworzymy spółkę, która będzie centralnie świadczyła usługi, organizowała zakupy i podejmowała decyzje w tym zakresie, to może pojawić się ryzyko naruszenia uprawnień korporacyjnych władz spółek z grupy, które jako samodzielny podmiot będą osobiście odpowiadać za skutki decyzji, na które mogą nie mieć wpływu. Aby zapewnić komfort spółkom z grupy, należy odpowiednio uregulować zasady korzystania z usług wspólnych, w szczególności uregulować tryb konsultacyjny podejmowania decyzji, tak aby zarządy spółek nie zostały pozbawione przypisanych im uprawnień i obowiązków decyzyjnych, co wiąże się z ich odpowiedzialnością korporacyjną.

W ostatnich latach Polska stała się bardzo atrakcyjną lokalizacją dla centrów outsourcingowych z uwagi na dostęp do wykształconych kadr, możliwość korzystania z pomocy publicznej, relatywnie niskie koszty centrum i dostępność bazy biurowej. Wśród firm zagranicznych decydujących się na stworzenie takich centrów w Polsce są m.in. zagraniczne banki i instytucje finansowe, które prowadząc działalność w wielu krajach, mogą, z uwagi na specyfikę funkcji back office, dokonywać przetwarzania danych w jednym stworzonym do tego celu centrum. Także banki działające w Polsce coraz intensywniej wykorzystują możliwość outsourcingu niektórych czynności.

Relacje umowne outsourcingu są regulowane prawnie tylko w przypadku instytucji finansowych. W przypadku innych podmiotów umowy outsourcingowe nie są regulowane przez żadne szczególne przepisy, czyli należą do kategorii umów nienazwanych. Taka relacja pozostaje w sferze swobody zawierania umów i jedynie z uwagi na charakter i zakres przedmiotu czynności insourcera może być zakwalifikowana jako umowa zlecenia, świadczenia usług lub umowa o dzieło. Ważne jest zatem, aby w umowie precyzyjnie określić zakres powierzonych czynności i związane z nimi prawa i obowiązki stron, a także odpowiedzialność insourcera. Ma to istotne znaczenie dla ustalenia, czy umowa ma charakter starannego działania (usługi, zlecenie), czy jej efektem ma być konkretne dzieło bądź rezultat.

Jeżeli w wyniku zawarcia umowy outsourcingowej może dojść do powierzenia przetwarzania danych osobowych, umowa taka powinna wprost zawierać postanowienia o powierzeniu tej czynności insourcerowi. W umowie należy zastrzec, że insourcer może przetwarzać dane tylko w celu wskazanym w umowie outsourcingowej, oraz zobowiązać insourcera do spełniania wymogów organizacyjnych i technicznych wskazanych przepisami dla administratora danych. Podmiot outsourcujący odpowiada za przetwarzanie danych przez insourcera.

Należy także zadbać o odpowiednią ochronę informacji chronionej, jaką jest informacja poufna lub zawodowa. Przekazywanie takich danych do centrum outsourcingu musi się odbywać w prawem przepisany sposób, w szczególności w zgodności z przepisami prawa bankowego i przepisami regulującymi działalność instytucji finansowych, które wprowadzają szereg ograniczeń związanych z przekazywaniem takich informacji na zewnątrz.

Dla podmiotów, które zamierzają utworzyć w Polsce centrum outsourcingu, interesująca może być możliwość uzyskania dodatkowych korzyści finansowych. Korzyści takie mogą płynąć z prowadzenia działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej, z refundacji kosztów wyposażenia stanowisk pracy, refundacji kosztów szkoleń lub z długoterminowej pomocy bezpośredniej.

Prowadzenie działalności w specjalnej strefie ekonomicznej na podstawie zezwolenia pozwala skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych. Korzystanie ze specjalnej strefy ekonomicznej nie jest możliwe w przypadku prowadzenia działalności regulowanej, w szczególności usług finansowych.

Refundację kosztów wyposażenia stanowisk pracy można uzyskać na podstawie wniosku złożonego przez pracodawcę do prezydenta miasta, po zawarciu stosownej umowy. Beneficjent takiej pomocy jest zobowiązany utrzymywać subsydiowane stanowiska pracy przez okres 2 lat. Uzyskanie takiej pomocy jest możliwe pod warunkiem zatrudniania osób zarejestrowanych jako bezrobotne.

Refundacja kosztów szkolenia jest możliwa na podstawie wniosku o planowanych szkoleniach złożonego do prezydenta miasta i po zawarciu stosownej umowy. Możliwe jest uzyskanie kwoty do 80 proc. kosztów szkolenia (zwykle do 50 proc.), nieprzekraczającej jednak trzykrotności przeciętnego wynagrodzenia w Polsce.

Uzyskanie długoterminowej pomocy jest możliwe na podstawie długoterminowego planu przyjętego indywidualnie dla konkretnego projektu przez Radę Ministrów na wydatki związane z inwestycją lub zatrudnieniem. Pomoc, udzielana po negocjacjach, nie jest ograniczona co do zakresu i czasu. Ze względu na motywacyjny charakter pomocy wszelkie wydatki związane z inwestycją powinny być ponoszone po uzyskaniu zielonego światła od rządu. Takim zielonym światłem jest zwykle list potwierdzający pomoc rządu. Jest on też pierwszym krokiem w procedurze określającej ostateczną wielkość pomocy państwa. Pomoc taka podlega notyfikacji do Komisji Europejskiej.

Danuta Pajewska, Zespół Rynków Kapitałowych i Instytucji Finansowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy