Magdalena Świtajska

Kiedy pracownik nie musi oddać samochodu służbowego

Jeżeli w umowie ani innych wewnętrznych regulacjach nie zostały jasno określone zasady korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawcy może być trudno odebrać taki pojazd w okresie wypowiedzenia czy urlopu pracownika.

Pracodawcy często udostępniają pracownikom samochody służbowe czy inne narzędzia pracy (takie jak komputery i telefony przenośne), zezwalając na korzystanie z nich do celów nie tylko służbowych, ale także prywatnych, w tym po godzinach pracy oraz w okresie urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności. Prawo do korzystania do celów prywatnych z samochodu służbowego konkretnej klasy i z konkretnym wyposażeniem coraz częściej jest istotnym warunkiem zatrudnienia i elementem poprzedzających zatrudnienie negocjacji między stronami.

Choć zarówno samochód służbowy, jak i wszelkie inne narzędzia pracy udostępnione pracownikowi nadal pozostają własnością pracodawcy, w praktyce odebranie ich pracownikowi na pewien okres czy na stałe może przysporzyć wielu trudności. Prawo pracownika do korzystania do celów prywatnych z samochodu służbowego najczęściej bywa bowiem ustalane w umowie o pracę, w odrębnej umowie pomiędzy stronami lub w regulacjach wewnętrznych, wskutek czego staje się świadczeniem, co do którego pracownikowi mogą przysługiwać określone roszczenia.

Zawierane z pracownikami umowy czy regulacje wewnętrzne stanowią najczęściej ogólnie, że pracownik ma prawo do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych, często doprecyzowując jedynie, że prawo to przysługuje „w okresie zatrudnienia”. Powstają w związku z tym wątpliwości, czy i kiedy pracodawca ma prawo żądać od pracownika zwrotu samochodu służbowego i odebrać lub ograniczyć mu prawo do korzystania z niego do celów prywatnych, w tym w okresach nieobecności, takich jak urlop wypoczynkowy, macierzyński czy zwolnienie chorobowe, oraz w okresie wypowiedzenia.

Ponieważ okres urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia jest normalnym okresem zatrudnienia, za który pracownikowi przysługują wszelkie świadczenia ze stosunku pracy, odebranie lub ograniczenie pracownikowi prawa do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych będzie rodziło roszczenia po stronie pracownika. Przede wszystkim pracodawca nie będzie mógł skutecznie dochodzić ani egzekwować zwrotu samochodu od pracownika, który powołując się na swoje prawo odmówi jego zwrotu. Pracownik zaś, który zastosuje się do nakazu zwrotu samochodu służbowego, będzie mógł wystąpić przeciwko pracodawcy z roszczeniami o skompensowanie utraconego świadczenia czy nawet, w skrajnych przypadkach, z roszczeniem o odszkodowanie z tytułu dyskryminacji.

W okresie choroby, urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego pracownikowi z mocy prawa nie przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę. Teoretycznie mogłoby to uzasadniać także odebranie lub ograniczenie mu w takich okresach prawa do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych. Ustalenie jednak w umowie lub regulaminie, że prawo do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych zostaje przyznane na „okres zatrudnienia”, bez wyraźnych ograniczeń, może być uznane za uregulowanie dla pracownika bardziej korzystne. Wskutek tego wyłączona zostanie możliwość odebrania lub ograniczenia takiego prawa pracownika również w okresach choroby, urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego, bez narażenia się na roszczenia ze strony pracownika.

Problemy związane z przyznaniem pracownikowi prawa do korzystania do celów prywatnych z samochodu służbowego mogą wystąpić zwłaszcza w razie konfliktu między stronami czy przedłużających się okresów niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby (także uniemożliwiających zaplanowane przez pracodawcę wypowiedzenie umowy o pracę). Aby uniknąć sytuacji, w których pracodawca, będąc właścicielem, nie będzie mógł swoim mieniem swobodnie dysponować, warto w umowie czy innej regulacji określić szczegółowo, czy i w jakim zakresie pracownik ma prawo korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych w okresach nieobecności w pracy oraz w okresie wypowiedzenia. Można także zastrzec, że pracownik ma obowiązek zwrotu samochodu służbowego w każdym czasie na żądanie pracodawcy. Wprawdzie nie wyeliminuje to ryzyka roszczeń pracownika związanych z utratą należnego mu świadczenia, ale ułatwi pracodawcy egzekwowanie zwrotu samochodu.

Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy