JEDZ tylko elektronicznie!


Elektroniczne zamówienia coraz bliżej. Już od 18 kwietnia 2018 r. Jednolity Europejski Dokument Zamówienia będzie można składać tylko elektronicznie. Zamawiający muszą uwzględnić ten obowiązek w SIWZ, a wykonawcy muszą przyzwyczaić się do nowych zasad.

Wykonawcy, którzy biorą udział w przetargach, powinni zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny. Niestety ustawodawca nie dopuścił w przetargach bezpłatnego podpisu elektronicznego, jakim jest zaufany profil ePUAP.

Urząd Zamówień Publicznych przypomina, że w postępowaniach wszczętych od 18 kwietnia 2018 r. oświadczenie w postaci JEDZ będzie można składać tylko w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wydaje się, że najwygodniejszym dla zamawiających sposobem realizacji tego obowiązku będzie żądanie w SIWZ przesyłania JEDZ pocztą elektroniczną. Ogłoszenie o zamówieniu lub SIWZ będą zatem musiały zawierać wskazanie, na jaki adres e-mail i w jakim formacie (.pdf, .doc, .docx,.rtf, .xps, .odt.) wykonawca musi złożyć JEDZ. Niezbędnym elementem tak wysłanego pliku jest opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz zaszyfrowanie pliku w sposób wskazany przez zamawiającego, wraz z podaniem mu klucza do jego odszyfrowania.

Nowa regulacja wymaga, by wykonawca posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli podpis wystawiony przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru ministra ds. informatyzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Kolejną istotną kwestią jest zaszyfrowanie pliku w sposób określony przez zamawiającego i podanie klucza dostępu w treści wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w treści oferty. Sam elektroniczny JEDZ musi znaleźć się w skrzynce odbiorczej zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

Przesyłając zaszyfrowany JEDZ, wykonawca musi jednocześnie wskazać postępowanie, którego wiadomość dotyczy (podając jego numer i nazwę), a także podać swoje dane identyfikacyjne, aby bez rozszyfrowywania pliku było wiadomo, czego wiadomość dotyczy.

Jeżeli okaże się później, że JEDZ wymaga wyjaśnień lub uzupełnienia, to odpowiadając na wezwanie zamawiającego wykonawca znowu wysyła JEDZ w formie elektronicznej z kwalifikowanym bezpiecznym podpisem. Jednak JEDZ składany w wykonaniu wezwania w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p. nie wymaga już szyfrowania hasłem.

Na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych znajduje się instrukcja składania JEDZ w formie elektronicznej, a także przykładowe postanowienia SIWZ, które zamawiający mogą wykorzystać przy tworzeniu dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczynanych od 18 kwietnia 2018 r.

Anna Prigan, radca prawny, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy