Justyna Zandberg-Malec

Gdy Niemiec reprezentuje Polaka przed sądem arbitrażowym w Londynie

Wytyczne IBA dotyczące zastępstwa procesowego w międzynarodowym arbitrażu: próba ujednolicenia zasad obowiązujących pełnomocników w postępowaniach arbitrażowych.

Arbitraż jest coraz chętniej wybieraną metodą rozwiązywania międzynarodowych sporów handlowych. Dotyczy to zwłaszcza skomplikowanych sporów o znacznej wartości. Ponieważ jednak i strony, i ich pełnomocnicy mogą pochodzić z różnych systemów prawnych, powstają wątpliwości, czy obowiązujące ich odmienne zasady i normy nie wpłyną negatywnie na uczciwość i rzetelność międzynarodowego arbitrażu.

Stąd pojawiające się ostatnio próby ujednolicenia tych zasad. Jedną z takich prób są Wytyczne IBA dotyczące zastępstwa procesowego w międzynarodowym arbitrażu, przyjęte 25 maja 2013 roku. Mają one charakter niewiążący; o ich zastosowaniu decyduje wola stron i arbitrów w danym postępowaniu. Wytycznym tym były poświęcone warsztaty arbitrażowe, które odbyły się 15 kwietnia 2014 roku w Sądzie Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej.

Na Wytyczne IBA dotyczące zastępstwa procesowego składa się 27 reguł wraz z komentarzem. Dotyczą one:

  • zastosowania Wytycznych (wytyczne 1-3)
  • zastępstwa procesowego i zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów między arbitrem a pełnomocnikiem (wytyczne 4-6)
  • komunikacji z arbitrami (wytyczne 7-8)
  • czynności procesowych, w tym składania oświadczeń i przedstawiania dowodów z zeznań świadków lub opinii biegłych (wytyczne 9-11)
  • wymiany i wyjawienia informacji, w tym odpowiedzialności za zgromadzenie dokumentów (wytyczne 12-17)
  • kontaktów między pełnomocnikami stron a świadkami i biegłymi (wytyczne 18-25)
  • środków porządkowych, jakimi dysponuje zespół orzekający w stosunku do pełnomocnika strony, który dopuścił się naruszenia (wytyczne 26-27).

Uczestnicy warsztatów byli raczej zgodni, że warto ujednolicić zasady dotyczące reprezentacji w międzynarodowym arbitrażu. Obecny brak jasności grozi bowiem utratą reputacji i zaufania do tej formy rozwiązywania sporów, którą trudno będzie nadrobić.

– Środowisko normatywne bardzo się rozrosło – mówił Maciej Jamka, prezes ICC Polska. – Kiedyś była część piąta Kodeksu postępowania cywilnego i bardzo lapidarne regulaminy sądów arbitrażowych, teraz dochodzą do tego różne dodatkowe zasady i wytyczne. Ten kierunek jest chyba jednak właściwy. Ostatnio obserwuje się barbaryzację stosunków między pełnomocnikami w arbitrażu. Zdarzyło się nawet, że zespół orzekający złożył zawiadomienie do organów dyscyplinarnych adwokatury ze względu na sposób prowadzenia sprawy przez pełnomocnika. Dlatego trzeba przypominać o zasadach, żeby logika walki nie poszła za daleko, żeby dążenie do wygranej za wszelką cenę nie uchylało wszystkich standardów. Stąd głód soft law, które mówi, co dobre, a co złe.

Standardy obowiązujące pełnomocników w arbitrażu są bowiem niejasne. Przy międzynarodowych sporach powstają wątpliwości, czy pełnomocników obowiązują zasady z ich macierzystych systemów prawnych, z systemów prawnych ich klientów, czy może zasady kraju, w którym toczy się postępowanie.

Wytyczne samorządów w tym zakresie są różne. Prawnika hiszpańskiego również przed sądem obcego kraju obowiązują hiszpańskie reguły postępowania, za to dla prawnika amerykańskiego reprezentującego klienta przed Międzynarodowym Trybunałem Sprawiedliwości w Hadze nadrzędne jest prawo holenderskie, nie amerykańskie.

Wątpliwości dodatkowo pogłębia fakt, że dziś arbitraż międzynarodowy odbywa się nie tylko z udziałem prawników z krajów common law i civil law. W postępowaniach arbitrażowych biorą też udział prawnicy z krajów dalekiego wschodu, gdzie kultura prawna i zasady postępowania są zupełnie inne. Dlatego potrzebne są działania, by zagwarantować „równość broni”.

Jak stwierdzili uczestnicy warsztatów, różnice dotyczą głównie kontaktów między pełnomocnikami stron a świadkami i biegłymi oraz zasad pozyskiwania dowodów.

W wielu krajach, w tym w Polsce, kontakt między pełnomocnikiem a świadkiem przed złożeniem zeznań jest niedopuszczalny. W Stanach Zjednoczonych z kolei przygotowanie świadka jest normalną praktyką adwokacką – wolno nawet podpowiadać świadkowi konkretne sformułowania, o ile są one zgodne z intencją świadka.

Wytyczne IBA są dość permisywne w tym zakresie. W ramach przygotowywania zeznań w postępowaniu arbitrażowym pełnomocnik strony może spotykać się ze świadkami i biegłymi (oraz potencjalnymi świadkami i biegłymi) w celu omówienia ich przyszłych zeznań. Pełnomocnik może również udzielić pomocy w przygotowywaniu pisemnego zeznania świadka lub opinii biegłego. Ponadto pełnomocnik strony może pomóc świadkowi w przygotowaniu zeznań. Nie wolno jednak oczywiście namawiać świadka do składania fałszywych zeznań albo zeznań sprzecznych z wiedzą i wolą świadka.

Z kolei w kwestii pozyskiwania dowodów w jednych krajach przyjmuje się, że odpowiedzialność za zgromadzenie dowodów spoczywa wyłącznie na stronie. W innych krajach pełnomocnik ma obowiązek zapewnić, że reprezentowana przez niego strona podejmie rozsądne starania w celu odnalezienia i przedłożenia wszystkich istotnych dokumentów nieobjętych tajemnicą.

Wytyczne IBA nakładają na pełnomocnika obowiązek poinformowania stron, że powinny podjąć działania w celu odszukania i zabezpieczenia dokumentów. Pełnomocnik powinien też doradzić stronie, żeby wprowadziła system gromadzenia i analizy dokumentów znajdujących się w posiadaniu osób od niej zależnych.

Choć uczestnicy warsztatów zgodzili się, że uporządkowanie arbitrażu jest niezbędne, mieli wątpliwości, czy Wytycznym udało się osiągnąć ten cel.

– Na pytanie, czy rekomendować klientowi włączenie Wytycznych do procedury arbitrażowej, odpowiedziałabym „tak, ale nie w całości” – mówiła Monika Hartung z kancelarii Wardyński i Wspólnicy. – Moje wątpliwości dotyczą głównie reguł 5 i 6 przewidujących zakaz przyjmowania umocowania w sytuacji konfliktu interesów, a w konsekwencji możliwość wyłączenia pełnomocnika w takiej sytuacji. Polskie przepisy zakładają, że w takiej sytuacji wyłączony zostaje arbiter, a nie pełnomocnik. Inicjatywa w tej kwestii leży zresztą po stronie arbirtra. Ponadto trzeba wziąć pod uwagę kwestię wykonalności wyroku i skargi o jego uchylenie. Gdyby jedyny pełnomocnik został wykluczony i nie został wyznaczony nowy, byłoby to podstawą do uchylenia wyroku arbitrażowego.

Bartłomiej Jankowski z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr, choć widział potrzebę przyjęcia Wytycznych, miał z kolei wątpliwości, czy panel arbitrażowy jest umocowany do nakładania sankcji. – Sankcje powinny być nakładane na strony, nie na pełnomocników – mówił.

Chłodniejszy stosunek do Wytycznych IBA miał za to dr Marcin Olechowski z kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak.

– Pod pozorem zbożnego dzieła standaryzacji wprowadzana jest koncepcja arbitrażu, która arbitrażu nie przypomina – mówił. – Wytyczne wprowadzają arbitraż dla arbitrów, nie dla stron. Świadczy o tym choćby wachlarz środków dyscyplinujących strony i pełnomocników. Środki przymusu stosowane przez panel są trudne do pogodzenia z konstrukcją arbitrażu. Poza tym klauzulę arbitrażową podpisują strony, a nie pełnomocnicy, dlaczego więc mają się godzić na jednoinstancyjne postępowanie dyscyplinarne. Moje wątpliwości budzą też obowiązki związane z gromadzeniem dokumentów. Cel jest słuszny – wyrównanie nierówności – ale sposób wykonania napawa niepokojem. Podmioty z krajów nienależących do common law będą musiały zainwestować w systemy przechowywania dokumentów i nauczyć się nimi zarządzać, czego raczej nie planowały, zapisując się na arbitraż.

Inni uczestnicy spotkania zwracali uwagę na edukacyjny charakter Wytycznych, ale też zauważali, że wiele przyjętych rozwiązań jest typowych dla anglosaskiej kultury prawnej, co z jednej strony uprzywilejowuje uczestników arbitrażu pochodzących z krajów common law, a z drugiej strony prowadzi do upowszechnienia instytucji common law, które wcale nie muszą być najlepsze.

Pojawiały się też głosy, że właściwszą metodą uporządkowania arbitrażu byłyby działania na poziomie lokalnych samorządów albo uwzględnienie specyfiki arbitrażowej w przepisach krajowych.

Wytyczne IBA nie są więc może kompletną odpowiedzią na potrzebę uporządkowania arbitrażu, ale praktycy oceniają je pozytywnie, choć raczej jako zbiór dobrych praktyk niż zestaw reguł o charakterze normatywnym.

Justyna Zandberg-Malec, kancelaria Wardyński i Wspólnicy