Elektroniczna umowa o pracę – czy to już?


1 stycznia 2019 r. weszły w życie zmiany Kodeksu pracy przewidujące możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Prowadzą one wprost do pytania – a co z umową o pracę? Czy też może być elektroniczna?

Wymagana forma umowy o pracę?

Zgodnie z przepisem art. 29 § 2 k.p. umowę o pracę zawiera się na piśmie. Przepisy Kodeksu pracy nie określają wymagań prawnych dotyczących formy pisemnej oświadczeń woli, nie regulują też zagadnień związanych ze składaniem oświadczeń woli. W związku z tym, zgodnie z przepisem art. 300 k.p., w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Złożenie oświadczenia woli?

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 § 1 k.c.). Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 § 1 i 2 k.c.).

Jak złożyć oświadczenie woli w postaci elektronicznej?

Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie, z chwilą gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej (art. 61 § 2 k.c.) w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Zasadniczo chodzi o środek komunikacji elektronicznej kontrolowany przez adresata, choć niekoniecznie należący do niego (por. red. Gutowski, Kodeks cywilny, Tom I. Komentarz art. 61; red. M. Fras, Kodeks cywilny, Komentarz. Tom I. Część ogólna, art. 61). Przykładowo może to być poczta elektroniczna, która na gruncie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniach usług drogą elektroniczną uznana została za środek komunikacji elektronicznej.

Skutek kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającej dyrektywę 1999/93/WE). Uwzględniając przy tym ściśle uregulowane zasady uzyskiwania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zasadny wydaje się pogląd, że podpis taki daje gwarancję ochrony praw pracownika, a także realizację zasady ochrony trwałości stosunku pracy (por. glosę krytyczną do wyroku SN z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06). W konsekwencji można przyjąć, że stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Co to oznacza?

Mając na względzie powyższe, zasadny wydaje się pogląd, że oświadczenie złożone w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, równoważy formę pisemną (por. red. K. Baran, H. Goździewicz, System Prawa Pracy. Indywidualne prawo pracy. Część ogólna. WKP 2017). Dopuszczalne jest zatem zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej spełniającej wymogi Kodeksu cywilnego. Brak jest przy tym przeszkód, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej (np. pracodawca dysponujący kwalifikowanym podpisem elektronicznym), a druga z formy pisemnej (np. pracownik niedysponujący takim podpisem) (por. red. K. Baran, H. Goździewicz, System Prawa Pracy. Indywidualne prawo pracy. Część ogólna. WKP 2017).

Na marginesie wskazać należy, że wydruk umowy o pracę opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy nie ma postaci elektronicznej ani pisemnej, stanowi jednak nośnik informacji co do warunków zatrudnienia pracownika. Podpisanie takiego wydruku przez pracownika stanowić będzie złożenie przez niego oświadczenia woli w przedmiocie akceptacji tych warunków (a jego oświadczenie pozwoli uznać, że strony zawarły umowę w wymaganej formie).

Co z aktami osobowymi?

Umowa o pracę zawarta z pracownikiem nadal powinna zostać dołączona do akt osobowych pracownika.

Jeżeli akta osobowe prowadzone są w postaci elektronicznej, to umowę o pracę zawartą w formie papierowej należy odwzorować cyfrowo (np. zeskanować), opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę – w celu potwierdzenia jej zgodności z oryginałem, i zamieścić w elektronicznych aktach osobowych.

Jeżeli natomiast akta osobowe nadal są prowadzone w postaci papierowej, a umowa o pracę została zawarta w postaci elektronicznej, to umowę należy wydrukować i opatrzyć ją podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej – w celu potwierdzenia zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym, i zamieścić w papierowych aktach osobowych.

Katarzyna Żukowska, adwokat, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy