Dokumentacja spółki z o.o. po umorzeniu prowadzonego względem niej postępowania upadłościowego


Kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji spółki, która jeszcze niedawno była w upadłości, mogą być niezwykle istotne dla jej reprezentantów, wierzycieli oraz byłych pracowników.

Umorzenie postępowania upadłościowego jest konsekwencją niemożności dalszego prowadzenia postępowania upadłościowego oraz braku szans na osiągnięcie celów postępowania.

Umorzenie postępowania upadłościowego – art. 361 Prawa upadłościowego

Sąd jest zobowiązany umorzyć postępowanie upadłościowe, jeżeli majątek dłużnika pozostały po wyłączeniu z niego przedmiotów majątkowych dłużnika obciążonych hipoteką, zastawem, zastawem rejestrowym, zastawem skarbowym lub hipoteką morską nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania. Kosztami postępowania w tym przypadku są te, o których mowa w art. 230 ust. 1 Prawa upadłościowego. Umorzenie postępowania upadłościowego jest obowiązkowe także wtedy, gdy wierzyciele zobowiązani postanowieniem sędziego-komisarza albo uchwałą zgromadzenia wierzycieli nie złożyli w wyznaczonym terminie zaliczki na koszty postępowania, a brakuje płynnych funduszy (gotówki lub przedmiotów, które łatwo spieniężyć) na te koszty. Umorzenie postępowania upadłościowego jest obligatoryjne również w przypadku, w którym wszyscy wierzyciele, którzy zgłosili swoje wierzytelności, żądają umorzenia postępowania.

Sytuacja prawna syndyka

Pomimo że postępowanie upadłościowe zostało ukończone poprzez uprawomocnienie się postanowienia o umorzeniu postępowania upadłościowego, syndyk nadal pozostaje podmiotem, który może dysponować funduszami byłej masy upadłości (ustawodawca w art. 365 ust. 2 Prawa upadłościowego posługuje się sformułowaniem „fundusze masy upadłości”, pomimo że postępowanie upadłościowe zostało ukończone), jak również w ściśle określonych przypadkach zbywać przedmioty wchodzące w skład byłej już masy upadłości (art. 365 ust. 2 Prawa upadłościowego). Należy podkreślić, że syndyk nie jest pełnomocnikiem byłego upadłego w tym zakresie, gdyż nie wykonuje jego poleceń, dokonuje natomiast czynności na jego rachunek.

Wydanie dokumentacji przez syndyka

Po uprawomocnieniu się postanowienia o umorzeniu postępowania upadłościowego syndyk jest zobowiązany niezwłocznie wydać byłemu upadłemu księgi, korespondencję oraz inne dokumenty, które zostały objęte przez syndyka z dniem ogłoszenia upadłości, jak i dokumenty sporządzone później, jeżeli odnoszą się do masy upadłości, która na skutek umorzenia postępowania upadłościowego przypada byłemu upadłemu (art. 364 ust. 2 Prawa upadłościowego).

Nieodebranie dokumentacji przez byłego upadłego w wyznaczonym terminie

Jeżeli były upadły nie odbiera w wyznaczonym terminie dokumentacji, syndyk oddaje ją na przechowanie na koszt byłego upadłego. Możliwość zawarcia umowy przechowywania dokumentacji dotyczy okresu od dnia, w którym upłynął termin wyznaczony przez syndyka do jej odbioru. Umowa przechowania jest zawierana między syndykiem a osobą trzecią. Syndyk pokrywa koszty przechowania dokumentacji z funduszów byłej masy upadłości, pod warunkiem dysponowania płynnymi środkami pozwalającymi na pokrycie tych kosztów. W przypadku braku płynnych środków syndyk dokonuje za zgodą sądu likwidacji majątku niezbędnego do ich pokrycia.

Syndyk ma prawo wstrzymać się z wydaniem byłemu upadłemu majątku na pokrycie kosztów przechowania ksiąg, korespondencji oraz dokumentów do momentu ich odebrania przez byłego upadłego. Jeśli były upadły wskazuje na gotowość odebrania dokumentacji, a syndyk i tak oddaje ją na przechowanie, pokrywając koszty z funduszów byłej masy upadłości, syndyk jest odpowiedzialny majątkowo (ex delicto) względem byłego upadłego za wyrządzoną tym szkodę.

Brak majątku potrzebnego na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji w przypadku zawarcia umowy przechowania

W przypadku braku majątku potrzebnego na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji sąd zasądza od byłego upadłego na rzecz przechowawcy koszty przechowania. Stan braku majątku należy interpretować funkcjonalnie. Nie oznacza on sytuacji, w której nie ma żadnego majątku, lecz sytuację, w której sprzedaż przedmiotów majątkowych jest niemożliwa lub ze względu na specyfikę tych przedmiotów może być dokonana ze znacznym opóźnieniem.

Subsydiarna odpowiedzialność osób upoważnionych do reprezentowania byłego upadłego

Sąd może zasądzić koszty przechowania od osób upoważnionych do reprezentowania byłego upadłego (np. członków zarządu), wskazując osobę albo osoby mające ponieść koszty przechowania. Na postanowienie sądu zażalenie przysługuje byłemu upadłemu, osobie zobowiązanej do ponoszenia kosztów przechowania oraz przechowawcy. Osoba obciążona kosztami musi być osobą, która jest jej reprezentantem w chwili wydania przez sąd postanowienia.

Brak możliwości oddania dokumentacji na przechowanie

Jeżeli oddanie dokumentacji na przechowanie jest niemożliwe (np. gdy brakuje chętnych do zawarcia umowy przechowania), dokumentacja podlega złożeniu do właściwego archiwum na koszt byłego upadłego. W przypadku dokumentacji osobowej i płacowej (art. 365 ust. 4 Prawa upadłościowego) stosuje się art. 51u ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Syndyk składa wniosek do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia w przedmiocie stwierdzenia niemożności zapewnienia środków na koszty przechowywania. Jeżeli sąd rejestrowy przychyli się do wniosku syndyka i wyda takie postanowienie, dokumentacja osobowo-płacowa jest następnie przejmowana przez archiwum państwowe, utworzone przez ministra właściwego do spraw kultury i dziedzictwa narodowego. W obu przypadkach sąd może zasądzić koszty przechowania od osób upoważnionych do reprezentowania byłego upadłego

Podsumowanie

Co do zasady dokumentację byłej już upadłej spółki z o.o. powinna odebrać od syndyka osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Jeżeli jednak osoba ta będzie długotrwale zwlekać z wykonaniem nałożonego na nią obowiązku, syndyk będzie zmuszony skorzystać z możliwości zagwarantowanych w Prawie upadłościowym. W razie potrzeby ustalenia, gdzie znajduje się dokumentacja byłego upadłego, zainteresowany (np. były pracownik lub wierzyciel) powinien skontaktować się z osobą, która pełniła funkcję syndyka w danym postępowaniu upadłościowym.

Krzysztof Kornatowski, praktyka restrukturyzacji i upadłości kancelarii Wardyński i Wspólnicy