Dematerializacja akcji – zmiana terminów oraz perspektywa UODO


Obowiązkowa dematerializacja akcji, wprowadzona nowelizacją Kodeksu spółek handlowych z 30 sierpnia 2019 r., miała doprowadzić do stanu, w którym z dniem 1 stycznia 2021 r. akcje wszystkich spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych miałyby formę elektronicznego zapisu, a dokumenty akcji straciłyby z tym dniem moc prawną. Epidemia utrudniła jednak również ten element organizacji podmiotów gospodarczych, a ustawodawca wydłużył terminy na spełnienie poszczególnych obowiązków związanych z dematerializacją. Swoją opinię na temat nowej instytucji przedstawił też Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Nowe terminy

Na mocy Tarczy Antykryzysowej 3.0 terminy dematerializacji akcji zostały przesunięte. Co za tym idzie, dokumenty akcji tracą moc prawną z dniem 1 marca 2021 r. i z tym dniem mocy prawnej nabierają wpisy w rejestrze akcjonariuszy. Terminem obecnie najpilniejszym jest natomiast 30 września 2020 r., do kiedy to spółki muszą podjąć uchwałę o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr, zawrzeć umowę z tym podmiotem, a także wystosować pierwsze wezwanie akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji.

Stanowisko UODO

W szczytowym okresie przygotowań zarówno spółek, jak i domów maklerskich do prowadzenia rejestru akcjonariuszy swoją opinię na temat nowej instytucji wystosował Urząd Ochrony Danych Osobowych, oceniając pozycję podmiotów uprawnionych ustawowo do prowadzenia rejestru akcjonariuszy spółek niepublicznych w kontekście przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy.

Zgodnie z opinią UODO spółka niepubliczna przekazująca dane akcjonariuszy oraz podmiot prowadzący rejestr (w praktyce najczęściej dom maklerski) to dwaj niezależni administratorzy danych osobowych. UODO opiera swoją kwalifikację na trzech kluczowych elementach:

  • Autonomiczne zadania podmiotu prowadzącego rejestr

Zdaniem UODO całokształt zadań nałożonych na dom maklerski nowymi przepisami stanowi o indywidualnym przetwarzaniu danych osobowych akcjonariuszy przez dom maklerski, jako że nowelizacja wyposaża go w szereg obowiązków i uprawnień prawno-organizacyjnych, które podejmuje z własnej inicjatywy i we własnym zakresie. Wszystkie te czynności mają związek z przetwarzaniem przez dom maklerski danych akcjonariuszy spółki.

  • Funkcja podmiotu prowadzącego rejestr

Podmioty prowadzące rejestr są, z mocy ustawy, jedynymi podmiotami uprawnionymi do wydawania świadectw rejestrowych. Jest to wyłączna ich kompetencja, niezależna od zlecenia spółki. Z punktu widzenia UODO oznacza to zatem, że dom maklerski, któremu spółka przekazuje dane osobowe akcjonariuszy, ma własne, przewidziane w ustawie, cele przetwarzania danych zawartych w rejestrze.

  • Wpisy w rejestrze akcjonariuszy

Kolejnym argumentem, na który zwraca uwagę UODO, jest wielość podmiotów inicjujących wpis w rejestrze akcjonariuszy. Poza spółką, która pierwotnie przedstawia dane do utworzenia rejestru akcjonariuszy, wniosek o wpis w rejestrze akcjonariuszy może złożyć akcjonariusz, a także każdy, kto ma w tym interes prawny. Spółka nie ma wpływu na przebieg procesu wpisu, jeśli akcjonariusz lub osoba trzecia zgłaszająca się do domu maklerskiego odpowiednio udowodni interes prawny wnioskowanego wpisu. W efekcie zatem nie tylko spółka ustala cel przetwarzania danych w rejestrze akcjonariuszy.

Zważywszy na powyższe argumenty, UODO stwierdza wyraźnie, że podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy, w tym domy maklerskie pełniące tę funkcję, są jednocześnie administratorami pozyskanych w tym celu danych osobowych. W efekcie UODO wskazuje, że nie byłoby właściwą praktyką zawieranie przez spółki i podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dom maklerski występuje zatem jako administrator danych osobowych akcjonariuszy, w związku z czym umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy zawierane ze spółkami powinny zawierać stosowne postanowienia tego dotyczące.

Danuta Pajewska, radca prawny, Katarzyna Jaroszyńska, radca prawny, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy