Czy od 15 marca przynajmniej jeden członek zarządu musi mieć PESEL?


Wątpliwości na gruncie znowelizowanej ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw wprowadza szereg zmian w funkcjonowaniu rejestru. Jedną z istotniejszych jest elektronizacja postępowania rejestrowego (obowiązek składania wniosków o wpis do rejestru w postaci elektronicznej, a nie papierowej) oraz równoległe wprowadzenie obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Ustawa przewiduje etapowe wejście w życie poszczególnych zmian, a proces ten ma się zakończyć 1 marca 2020 r. (omówienie najważniejszych zmian znajduje się tutaj).

Jednak już 15 marca weszły w życie zmiany, które mogą powodować istotne problemy praktyczne. Zgodnie z nowym art. 19e ustawy o KRS złożenie m.in. rocznych sprawozdań finansowych oraz uchwał w sprawie zatwierdzenia takich sprawozdań i podziału zysku albo pokrycia straty powinno nastąpić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości. Jednocześnie przepis wymaga, by zgłoszenie zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS i która wpisana jest w tym rejestrze w charakterze członka zarządu, wspólnika spółki osobowej, syndyka albo likwidatora.

Z literalnego brzmienia tego przepisu wynika, że zgłoszenia takiego nie będzie mogła w tym trybie dokonać spółka, w której zarządzie nie ma osób posiadających numer PESEL lub kwalifikujących się do jego uzyskania.

Skoro złożenie dokumentów wskazanych w art. 69 ustawy o rachunkowości jest obowiązkiem spółki, a spełnienie tego obowiązku wymaga działania członka zarządu posiadającego numer PESEL (i ujawnionego w KRS), to należy postawić pytanie, czy przepis art. 19e ust. 2 ustawy o KRS modyfikuje normę zawartej w art. 18 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Czy od 15 marca 2018 r. co najmniej jeden członek zarządu spółki kapitałowej musi mieć nadany numer PESEL?

Aby rozstrzygnąć ten problem, należy zwrócić uwagę na trzy kwestie.

Po pierwsze, na charakter nowej regulacji. Analizowana regulacja to, zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy, przepis „techniczny”, wskazujący jedynie sposób, w jaki należy zgłaszać dokumenty sądowi rejestrowemu. W tym świetle trudno uznać art. 19e ust. 2 ustawy o KRS za lex specialis w stosunku do art. 18 § 1 k.s.h.

Po drugie, na cel wprowadzanej regulacji. Tu należy odwołać się do okoliczności, w jakich w omawianym przepisie pojawiło się odwołanie do numeru PESEL członka zarządu, likwidatora lub syndyka. Nastąpiło to w trakcie prac podkomisji sejmowej, przy czym dodanie tego fragmentu uzasadniane było wyłącznie chęcią doprecyzowania, że osobą dokonującą czynności zgłoszenia ma być osoba fizyczna.

Wreszcie, po trzecie, przyjęcie generalnej zasady stanowiącej, że co najmniej jeden członek zarządu musi posiadać numer PESEL (który nadawany jest obywatelom polskim, a cudzoziemcom wyłącznie w przypadkach wskazanych w ustawie), może stanowić subiektywne (nieuzasadnione) różnicowanie praw obywateli państw członkowskich, które jest niedopuszczalne na gruncie art. 49 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Argumentem pośrednio przemawiającym przeciwko uznaniu art. 19e ust. 2 ustawy o KRS za lex specialis w stosunku do art. 18 § 1 k.s.h. jest norma zawarta w art. 19e ust. 7 ustawy o KRS. Przewiduje ona automatyczną weryfikację dokonanego zgłoszenia. W przypadku gdy weryfikacja jest negatywna, wnioskodawca może złożyć wymagane dokumenty za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze albo o przyjęcie dokumentów. I tu już ustawa nie wprowadza wymogu złożenia wniosku przez osobę posiadającą numer PESEL.

Pojawia się jednak kolejna wątpliwość: czy osoba nieposiadająca numeru PESEL będzie w ogóle mogła dokonać zgłoszenia z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, czy też system jej to uniemożliwi. Jak się wydaje, odpowiedzi będzie można udzielić dopiero po udostępnieniu systemu teleinformatycznego.

To zaś zdaje się ostatecznie wskazywać, że art. 19e ust. 2 ustawy o KRS nie może być uznany za modyfikację normy zawartej w art. 18 § 1 k.s.h. O tym, czy osoba nieposiadająca numeru PESEL będzie mogła dokonać zgłoszenia, przesądzi w praktyce konstrukcja systemu teleinformatycznego stworzonego w oparciu o nieistniejące jeszcze przepisy wykonawcze do ustaw. Jeśli taki członek zarządu (likwidator lub syndyk) nie będzie mógł dokonać zgłoszenia, o którym mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, za pośrednictwem tego systemu, to stosownie do zasady lex superior derogat legi inferiori należałoby uznać, że rozporządzenia wykonawcze będą sprzeczne z art. 18 § 1 k.s.h.

Jakkolwiek ogólny cel nowej ustawy wydaje się słuszny, to zarówno omówiony tu problem, jak i wprowadzane wymogi związane z elektronicznym podpisywaniem dokumentów będą wymagać dodatkowej analizy i odpowiedniej ostrożności. Niebagatelne znaczenie będzie tu także miała praktyka, jaka wytworzy się po wejściu ustawy w życie, w tym stanowisko judykatury w przypadkach, gdy ścisłe wykonanie ustawy okaże się niemożliwe.

Izabela Zielińska-Barłożek, radca prawny, Maciej Szewczyk, radca prawny, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego, kancelaria Wardyński i Wspólnicy